Täyttyykö työpisteesi post-it-lapuista ja sähköpostisi lukemattomista viesteistä? Lue vinkit, joiden avulla teet päivästäsi huomattavasti tehokkaamman.
Arjen pyörittäminen voi välillä tuntua kaaokselta, varsinkin jos mielessäsi pyörii pitkä lista hoitamattomista asioista. Vaikka olisit suunnitellut päiväsi kuinka tehokkaaksi tahansa, aina tulee eteen myös odottamattomia esteitä, kuten kokouksen venyminen tai junan myöhästyminen. Toisin sanoen, arjen askareista ei ole aina helppo suoriutua.
Mutta järkevien to do -listojen laatimisen, häiriötekijöiden välttämisen ja oikeanlaisen asenteen avulla saavutat jo paljon. Tässä seitsemän tehokasta vinkkiä, jotka voivat auttaa sinua saamaan enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.
Kirjoita tehtävälista jo edellisenä päivänä
Jos aloitat päiväsi ilman minkäänlaista suunnitelmaa, hoitamattomien asioiden lista voi tuntua loputtomalta. Sen sijaan, että yrittäisit hoitaa mahdollisimman monta asiaa yhtä aikaa, suunnittele päivän aikataulusi jo edellisenä iltana. Näin ollen tiedät jo heti aamusta, mistä töistä aloitat ja mitä asioita sinun tulee kyseisenä päivänä hoitaa.
Älä tee listastasi kuitenkaan liian pitkää, vaan priorisoi asiat tärkeysjärjestykseen. Muista jättää aikaa myös tauoille ja vapaa-ajalle, muuten listasta ei ole hyötyä.
Älä aloita päivääsi sähköpostien parissa
Tulviiko sähköpostisi yhteydenottoja asiakkailta ja työkavereilta? Muiden asioiden selvittäminen voi suistaa omat työtehtävät nopeasti raiteiltaan. Älä siis lue työsähköpostiasi heti herättyäsi, äläkä varsinkaan työajan ulkopuolella.
Käy vähemmän tärkeät sähköpostit läpi vasta sitten, kun olet saanut tärkeämmät asiat hoidettua. Jos työsi sallii, kokeile myös sulkea puhelin hetkeksi, jolloin keskittymiskykysi ja tehokkuutesi paranee.
Aloita epämieluisista asioista
Haluat ehkä helpottaa päivääsi hoitamalla aluksi pois yksinkertaisia ja vähemmän vaativia tehtäviä. Tämä saattaa kuitenkin olla vain keino vältellä hankalinta ja pelätyintä kohtaa tehtävälistassasi. Sen sijaan, että aloittaisit mukavista askareista, hoida ensin epämieluisin ja vaikein asia alta pois. Olipa se sitten pomon kanssa keskustelu tai tiskaaminen. Tämän jälkeen loppupäiväsi sujuu taatusti paljon helpommin.
Vältä turhia kokouksia
Useimmilla meistä on kokemusta tuntikausia kestävistä kokouksista, joista ei itse asiassa ole sinulle mitään hyötyä. Jos kokouskutsuja satelee, mieti tarkkaan, ovatko ne työsi kannalta välttämättömiä.
Toinen vihje ajan säästämiseksi on käyttää kokous oleellisiin asioihin, eli keskusteluihin ja päätöstentekoon. Informoikaa asioista mieluiten etukäteen kirjallisesti, jolloin kokousaikaa ei tarvitse kuluttaa asioista tiedottamiseen.
Muista kannustaa itseäsi
Jos uskot epäonnistuvasi, todennäköisesti niin myös käy. Negatiivisen ajattelun sijaan yritä löytää keinoja, joiden avulla kannustat itseäsi. Näitä voivat olla esimerkiksi pienet viiden minuutin tauot, joiden aikana voit selailla esimerkiksi matkaesitteitä tai käydä happihyppelyllä.
Useammat meistä haluavat kuitenkin varmistaa, että käyttävät päivänsä mahdollisimman tehokkaasti. Tämä voi johtaa siihen, että jopa pienistä tauoista koetaan syyllisyyttä. Lyhyet lepotauot auttavat kuitenkin sinua nollaamaan aivosi, ja tehostavat päivääsi pitkällä aikavälillä.
Päivän lopussa hävitä to do -lista
Ihannetilanne olisi se, että olisit saanut kaikki työtehtäväsi suoritettua päivän päätteeksi. Mikä olisikaan parempaa, kuin vetää viimeinenkin tehtävä yli pitkästä listasta.
Jos näin ole kuitenkaan ole, älä jätä puolivalmista tehtävälistaa odottamaan, vaan siirrä tehtävät seuraavan päivän listaan. Älä siis käytä liikaa energiaa tekemättömien asioiden pohtimiseen, vaan heitä vanha lista suosiolla roskiin.
Lähde: Enterpreneur