Sähköpostin allekirjoitus voi kertoa jotakin ihmisen persoonasta, mutta töissä kannattaa kenties luottaa vanhaan tuttuun.
Terveisin. Parhain terveisin. Rakkain terveisin. Valovoimaisin kevätterveisin!
Mitä sinä kirjoitat sähköpostisi loppukaneetiksi?
Työnhakupalvelu Duunitorin työnantajakuvakonsultti Antti Hyrkäs käyttäisi töissä sähköpostin lopussa asiallista, yksinkertaista muotoilua. Tällaisia ovat esimerkiksi "ystävällisin terveisin" tai "terveisin".
Joistakin kyseiset tervehdykset voivat tuntua aikansa eläneiltä. Toisinaan vanhassa vara on kuitenkin parempi.
– Jos allekirjoituksen automatisoi, kuten yleensä tehdään, se näkyy erilaisissa asiayhteyksissä ja toistuu viestiketjuissa. Siksi myös yksinkertaisuus on paikallaan. Jos allekirjoituksessa on jonkinlainen letkautus tai hassuttelu mukana, se voi tuntua joissain yhteyksissä oudolta tai asiattomalta, tai alkaa ärsyttää toistuessaan, Hyrkäs kuvailee.
Lue myös: Häiritsee keskittymistä ja luottamuksellisia työtehtäviä – moni kärsii työpaikan meluisuudesta
"On kivakin, jos ihminen antaa persoonansa ja huumorinsa näkyä"
Allekirjoitus voi kertoa jotakin ihmisen persoonasta: taiteellinen kuorruttaa omansa aforismilla tai runonpätkällä, joogaa harrastava taas "valovoimaisin tervehdyksin" -viestillä.
– On kivakin, jos ihminen antaa persoonansa ja huumorinsa näkyä. Jos aforismi tuo pientä kepeyttä viestiin ja jollakin tavalla sopii myös omaan ammatilliseen rooliin, niin mikäs siinä. Pohtisin kuitenkin, kannattaako tällainen allekirjoitus laittaa mieluummin tilanteen mukaan, kun tietää, että vastaanottaja ymmärtää ja on samanlaisissa tunnelmissa, Hyrkäs sanoo.
Lue myös: Saitko viestin "Microsoftilta"? Tältä näyttää kyberrikollisten huijausviesti
Työsähköpostissa viestin alle liitetty aforismi voi tuntua ylimääräiseltä – jopa asiattomalta.
– On myös tilanteita, joissa persoonallinen allekirjoitus ei sovi kontekstiin tai voi vaikuttaa ristiriitaiselta sen kanssa, mistä ollaan parhaillaan keskustelemassa.
Niin – entä, jos unohdat poistaa aforismin vaikkapa asiakkaalle tarkoitetusta pahoittelusta tai vastauksesta hänen reklamaatioonsa?
Toisaalta tekstissä kielen sävyt ja tunne-erot usein katoavat. Siksi esimerkiksi allekirjoitus, joka on pelkkä nimi vailla muita tervehdyksiä, voi tuntua tylyltä.
Lue myös: Tilausongelmia selvittänyt Laura sai Klarnalta hyvin hämmentävän viestin
Anna persoonan paistaa viestistäsi
Persoonan toisaalta voi antaa näkyä jo sähköpostissa. Sitä ei tarvitse jättää allekirjoitukseen, Hyrkäs muistuttaa.
– Usein äänensävy, jota allekirjoituksellakin haetaan, välittyy jo ensisijaisesti varsinaisesta viestistä. Huomio kannattaisikin fokusoida ennen kaikkea siihen, miten puhuttelee toista sähköpostinsa tekstissä ja minkälaista kieltä siinä käyttää.
Lue myös: Muistatko? Sähköpostin lähettäminen saattoi maksaa 10 000 markkaa – legendaariseen @pp.inet.fi-sähköpostiin suuri muutos
Lue myös: Kriittinen kirjoitusvirhe muutti sähköpostin otsikon koomiseksi – Keliakialiiton Leila nauraa: "Päin honkia meni"
Katso myös: Näin vaihdat sähköpostin allekirjoituksen
1:10