Onko sinusta hankalaa muotoilla sanottavasi tekstin muotoon? Mikäli näin on, nämä vinkit ovat sinulle!
Oletko koskaan pistänyt merkille, millaisen kuvan annat itsestäsi sähköpostin välityksellä? Esitätkö asiasi vähäsanaisesti vai kierrellen ja kaarrellen?
Suunnittelijana ja kuvittajana työskentelevä Dani Donovan koki sähköpostien kirjoittamisen aiemmin ongelmalliseksi.
Hän halusi oppia valitsemaan sanansa oikein – sekä kieliopillisesti että tilanteeseen sopivasti. Dani tutki käymiään sähköpostiviestiketjuja ja analysoi omaa kielellistä ulosantiaan.
Pitkällisen tarkastelun, kokeilun ja pohdinnan tuloksena nainen teki keväällä kätevän oppaan asioista, joihin jokaisen kannattaisi kiinnittää huomiota.
Dani toi vinkeissään ilmi, miten hänellä oli aiemmin tapana vastata saamiinsa sähköposteihin, ja miten hän muutti toimintamallejaan ammattimaisemmiksi.
Tässä Danin vinkit, joilla sähköpostin vastaanottajaan voi tehdä itsevarman ja kohteliaan vaikutuksen.
Älä pahoittele, vaan kiitä
Ennen: Anteeksi, kun vastaamisessani kesti.
Jälkeen: Kiitos kärsivällisyydestäsi!
Kaikille meille sattuu tilanteita, joissa esimerkiksi unohdamme tai emme ehdi vastata sähköposteihin. Kun huomaamme kömmähdyksemme, pahoittelemme pitkää vastausviivettä.
Sen sijaan, että pahoittelisit viipynyttä vastausta, Danin mukaan sinun tulisi kiittää vastaanottajaa kärsivällisyydestä. Tällä tavoin annat itsestäsi mairittelevamman kuvan.
Toisin sanoen: älä pahoittele olemassaoloasi, sillä olemmehan vain ihmisiä.
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
Älä ole ”kaikki käy” -tyyppi
Ennen: Mikä sopii sinulle parhaiten?
Jälkeen: Kävisikö sinulle…?
Jos sovit esimerkiksi tapaamisesta, saatat kohteliaisuuttasi sanoa, että mikä tahansa aika ja paikka käy. Olet valmis järjestelemään muut päivän menosi toisen ehdotuksen mukaan – etenkin silloin, jos tapaat itsellesi tärkeän henkilön.
Jos sinulta kysytään mielipidettä tapaamisajan ja -paikan suhteen, ehdota rohkeasti jotain. Näin annat kuvan, että ajallasi on oikeasti merkitystä.
Positiivisuuden kautta
Ennen: Ei siitä ollut vaivaa!
Jälkeen: Oli kiva olla avuksi!
Kun teet jollekin palveluksen, korosta autettavalle henkilölle, kuinka mielelläsi autat häntä. Eli kun toinen kiittää avustasi, sen sijaan, että tokaisisit ”Eipä mitään!”, sano mieluimmin ”Oli ilo auttaa!”.
Säästä aikaasi – soita tai näe kasvotusten
Ennen: *kirjoittaa…* (40 minuutin ajan)
Jälkeen: Olisi helpointa nähdä kasvotusten.
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
Tämä on varmasti monelle tuttu tilanne: sinulla on paljon asiaa, joka sinun tuli muotoilla mahdollisimman loogisesti, ytimekkäästi ja vaikuttavasti. Kirjoitat, kumitat ja taas kirjoitat. Makustelet sanavalintoja, kääntelet ja vääntelet sanajärjestystä useita minuutteja. Turhauttavaa, eikö?
Sen sijaan, että hukkaat aikaasi, muotoile sähköpostisi esimerkiksi näin: ”Olisi helpompi keskustella asiasta joko puhelimitse tai kasvotusten. Olisiko kalenterissasi tilaa keskustelulle?”
Älä kiertele ja kaartele – ehdota suoraan
Ennen: Minusta meidän ehkä kannattaisi…
Jälkeen: On parasta, että me…
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
Danin inspiroiva muistilista:
- Hengähdä – sinun ei tarvitse vastata nanosekunnissa takaisin.
- Älä ole kynnysmatto – mielipiteelläsi on merkitystä.
- Sinun ei tarvitse pyytää anteeksi olemassaoloasi tai sitä, että tarvitset jotain.
- Muista oma arvosi, sillä kukaan muukaan ei pidä puoliasi.
”Minä vain tulin pohtineeksi, olisiko mahdollista, jos me…”, ei näin. Sen sijaan, että kysyisit asiaa monen mutkan kautta, tee selkeä ja suora ehdotus: ”Olisi helpointa, jos me… Onnistuisiko tällainen järjestely?”
Varsinkin tässä hektisessä maailmanajassa arvostetaan sitä, että mennään suoraan asiaan. Suoralla ehdotuksella annat lisäksi itsestäsi itsevarman kuvan – tiedät siis tarkalleen, mitä teet.
Sama pätee seuraavanlaisessa tilanteessa: sinulla on tärkeä tapaaminen ja sinun pitäisi päästä lähtemään aikaisemmin töistä. Sen sijaan, että kysyt ”Voisikohan mitenkään olla mahdollista, että lähtisin aiemmin?”, kerro pomollesi lähtösi syy suoraan.
Unohda turhat selitykset ja emojit
Ennen: Minä tässä vain mietin, että koskahan mahtaisit…
Jälkeen: Milloin olet asian tiimoilta yhteydessä?
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
Dani tunnustaa lukeutuneensa aiemmin niihin ihmisiin, jotka päättävät lauseensa turhiin letkautuksiin, selityksiin, välimerkkeihin tai emojeihin.
Kuten armeijassakin on tapana sanoa: älä selittele. Yksinkertainen on kaunista myös sähköpostiviesteissä, sillä turhat selittelyt vievät keskittymisen oikeasta asiasta ja aiheesta.
Myöskään kolme peräkkäistä huutomerkkiä eivät välttämättä ole ammattimaisin valinta.
Älä ota virheitä vakavasti
Ennen: Voi ei, anteeksi – minun mokani! En ollenkaan huomannut sitä!
Jälkeen: Hyvin bongattu! Päivitetty versio on liitteenä. Kiitos, kun ilmoitit!
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
Virheitä sattuu kaikille. Kun saamme huomautuksen tekemistä virheistämme, pahoittelemme tapahtunutta – joskus jopa vuolailla anteeksipyynnöillä.
Sen sijaan, että anelisit polvillasi anteeksiantoa, käännä asia toisinpäin: kiitä virheen havaitsemisesta. Tämä toimii paremmin: ”Hei, hyvä havainto – kiitos siitä! Ohessa päivitetty versio, ole hyvä.”
Älä aliarvioi itseäsi tai sähköpostin vastaanottajaa
Ennen: Toivottavasti tuossa oli edes jotain järkeä.
Jälkeen: Ilmoita, jos sinulle tulee jotain kysyttävää.
Kun annat ohjeita tai esittelet saamaasi kuningasideaa, saatat monologisi jälkeen kysyä, oliko selityksessäsi mitään järkeä.
Kysymys antaa kuvan, että vähättelet ideaasi tai ammattitaitoasi. Sen sijaan, että jäät miettimään, oliko esityksesi tarpeeksi kattava, ilmoita, että sinuun voi olla yhteydessä, jos jokin herättää kysymyksiä.
Jos julkaisu ei näy, voit katsoa sen täältä.
– Nämä vinkit eivät ole kiveen hakattuja, sillä ei ole olemassa täydellistä sähköpostiviestiä. Se, millaisen vastauksen sinun kannattaisi lähettää, riippuu tilanteesta, työstäsi ja suhteestasi siihen henkilöön, jolle olet vastaamassa. Ole mukava, ole avulias, mutta älä vedä överiksi, Dani kommentoi Metro-lehdelle.