Tapaaminen tulossa? Näin se vaikuttaa tehokkuuteesi

Katso yllä olevalta videolta vinkit aikaansaamiskyvyn parantamiseen.

Ohion yliopiston tutkijat havaitsivat tutkimuksessaan, että tuleva tapaaminen saa sitä edeltävän ajan tuntumaan todellisuutta lyhyemmältä. Lisäksi täysi kalenteri vähentää työtehoa.

– Meillä näyttää olevan tapana ottaa henkistä veroa ajastamme ennen tapaamista, luonnehtii tutkimusta johtanut Selin MalkocOhio State News -sivustolla.

Malkocin mukaan varaudumme tapaamiseen ottamalla ajankäytössä huomioon ennalta-arvaamattomat asiat. Ihmisillä on tapana varastaa aikaa ennen tapaamista tai tehtävää, vaikka sille ei olisi tarvetta.

Lopputuloksena käytössä oleva aika on niukempi ja ihminen saa vähemmän aikaan.

Hätävaraa aikatauluihin 

Ihmiset jättävät mieluusti aikatauluihinsa liikkumatilaa. Kuvituskuva. Shutterstock

Tutkimus koostui sekä laboratorio-olosuhteissa että kentällä tehdyistä tutkimuksista.

Tutkimuksen yhdessä osiossa Malkoc kollegoineen kysyi netissä 198 ihmiseltä, miten he käyttäisivät aikaansa valmistautuessaan kuvitteelliseen illanviettoon.

Osaa vastaajista pyydettiin kuvittelemaan tilanne, jossa heidän luokseen olisi tunnin kuluessa tulossa ystävä kylään. Osalle kerrottiin, ettei heillä ollut suunnitelmia kuvitteelliselle illalleen.

Kaikilta vastaajilta kysyttiin, kuinka paljon heille jäisi aikaa lukemiseen seuraavan tunnin aikana. Molemmat ryhmät olivat samaa mieltä: tunnin aikana he ehtisivät lukea 50 minuuttia.

– Ihmiset laittavat aikatauluihinsa hieman hätävaraa. Siinäkin tapauksessa, ettei sille ole mitään syytä, luonnehtii Malkoc.

Rahapanos ei auttanut järkevöittämään ajantajua 

Edes raha ei motivoi ihmisiä järkevöittämään ajantajuaan. Toisessa kokeessaan tutkijat pyysivät koehenkilöitä osallistumaan maksulliseen tutkimukseen tuntia ennen kalenteriin merkittyä tapaamista. Osalla koehenkilöistä ei ollut tapaamista tutkimuksen jälkeen.

Puolen tunnin tutkimuksesta maksettiin 2,5 dollaria (noin 2,15 euroa), 45 minuutin kokeesta 5 dollaria (noin 4,3 euroa).

Ne henkilöt, joita odotti tapaaminen, valitsivat todennäköisemmin lyhyemmän tutkimuksen kuin ne, joilla tapaamista ei ollut sovittuna.

– Oli päivänselvää, että henkilöillä olisi tutkimuksen jälkeen hyvin aikaa ennen seuraavaa tapaamistaan. Silti – ja rahasta huolimatta – he valitsivat lyhyemmän tutkimuksen, Malkoc kommentoi.

Tehtävästä muistuttaminen vähensi tehokkuutta

Opiskelijat käyttivät vapaa-aikansa esimerkiksi sähköposteja tarkastelemalla. Kuvituskuva. Shutterstock

Tutkijat huomasivat myös, että edessä häämöttävä tapaaminen tai tehtävä vähentää työtehoa muutenkin kuin ajallisesti.

Tutkijat kertoivat 158 yliopistossa opiskelevalle koehenkilölleen, että tutkimus eteni nopeammin kuin oletettiin.

Puolia opiskelijoista muistutettiin tulevasta tehtävästä, johon heidän piti valmistua. Heille sanottiin, että he saisivat tehdä, mitä lystäävät ennen tehtävää.

Toiselle puolikkaalle ei kerrottu tulevasta tehtävästä. Heille kerrottiin ainoastaan, että heillä olisi viisi minuuttia aikaa tehdä mitä tahansa.

Ne opiskelijat, joita ei muistutettu tulevasta tehtävästä, käyttivät aikansa tehokkaammin kuin opiskelijat, joita tehtävstä muistutettiin.

– Tulevan tehtävän tiedostaminen saa ihmiset ajattelemaan, etteivät he ehdi tehdä yhtä paljon asioita, Malkoc sanoo.

Ratkaisu tapaamisten järjestelystä?

Löydökset kielivät siis Malkocin mukaan siitä, että ihmiset saavat vähemmän aikaan, kun edessä häämöttää tapaaminen tai tehtävä.

Ongelman ratkaisuksi Malkoc ehdottaa tapaamisten ja tehtävien sumputtamista yhteen. Näin menojen väliset ajat kasvavat, ja ihmiset työskentelevät tai opiskelevat tehokkaammin esimerkiksi suurten projektien parissa.

Ihmiset voisivat Malkocin mukaan lisäksi muistuttaa itseään ajan todellisesta kulusta.

Lähde: Ohio State News, Metro UK

***