Moni julkinen IT-järjestelmä ei käyttöönoton hetkellä vastaa enää alkuperäiseen tarpeeseen, sanoo aiheesta väitöstutkimuksen tehnyt Aapo Koski.
Erilaisten julkisten tietojärjestelmähankintojen myöhästymiset ja ongelmat ovat säännöllisesti uutisiin nouseva ilmiö vuodesta toiseen. Veronmaksajille on koitunut mittavia lisälaskuja esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon Apotin, turvaverkko Tuven ja poliisin Vitja-hankeen viivästymisistä.
Eikä tässä vielä kaikki – tekniikan lisensiaatti Aapo Kosken mukaan uudet järjestelmät eivät useinkaan lopulta vastaa tarpeeseen, joihin niitä on alun perin ryhdytty hankkimaan.
Hankintalain viivoittamat järjestelmähankinnat eivät useinkaan etene erityisen vinhakkaasti. Kun määrittelyssä, testaamisessa ja lopulta käyttöönotossa voi kulua vuosikausia, alkuperäinen tarve on saattanut muuttua.
Samalla myös digitalisaatio on ottanut harppauksen eteenpäin.
– Vanhentuminen ei välttämättä tarkoita sitä, etteikö järjestelmä joiltain osin helpottaisi tarvetta, mutta ei varmasti enää optimimielessä käytettyyn aikaan ja resursseihin nähden, Koski toteaa.
Kosken mukaan hitaus johtuu osin alan omista toimintatavoista, osin nykyisestä hankintalaista.
– Julkisia hankintoja tehdään siten, että halutaan käyttää iso panos sen määrittelyyn, mitä oikeasti tarvitaan. Toisaalta toteuttaessa testataan pitkään ennen kuin uskalletaan ottaa käyttöön. Hankintalaki ohjaa aika vahvasti siihen.
"Minkälaisia tilanteita olisi voitu hoitaa paremmin?"
Ongelmaa voisi tuskin katsoa äärimmäisen merkittäväksi, jos vanheneminen aiheuttaisi pulmia vain tietyn kaupungin kirjaston lainausjärjestelmässä tai jääkiekkovuorojen varaussysteemissä.
Muun muassa hätäkeskusjärjestelmä Erican pääsuunnittelijana vuosina 2010–2015 toiminut Koski tietää kuitenkin, että ongelmat koskevat myös yhteiskunnan kannalta oleellisia turva- ja puolustusjärjestelmiä.
– Jos tällainen kriittinen järjestelmä viivästyy, voi tulla hyvin isojakin taloudellisia menetyksiä tai jopa ihmishenkiä voidaan menettää siksi, että järjestelmä ei toimi sillä tavalla kuin sen kuviteltiin toimivan, Koski sanoo.
Esimerkiksi hätäpuhelut valtakunnallisiksi yhdistäneen Erica-järjestelmän kehitys vei aikaa, minkä lisäksi käyttöönotto vieläpä myöhästyi kolmella vuodella. Koski esittää ajatusleikin: entä jos Erica olisikin saatu käyttöön jo vaikkapa vuonna 2015?
– Minkälaisia tilanteita olisi voitu hoitaa paremmin? Esimerkiksi jonkin myrskyn aiheuttamaa hätäkeskusruuhkaa [ylikuormitusta tietyn alueen hätäkeskuksessa] ei olisi Erica-aikakaudella tapahtunut. Viiveestä hätäkeskuspuheluun vastaamisessa johtunutta taloudellista seuraamusta tai jopa ihmishengen menetystä ei olisi tullut.
Pulmia esiintynyt myös puolustusvoimilla
Ongelmat eivät kuitenkaan koske ainoastaan Ericaa.
Puolustusvoimat toteuttaa päivittäin tehtäväänsä Suomen maa- ja vesialueiden valvojina sekä koskemattomuuden turvaajina.
– Olen toiminut hyvin paljon myös puolustuspuolen järjestelmien kanssa. Siellä ei haluta puhua järjestelmistä kauheasti nimillä, mutta siellä on täysin vastaava ongelma, Koski kertoo.
Esimerkiksi merivoimien ja ilmavoimien valvontajärjestelmiä hankitaan Kosken mukaan samoilla hankintalain mukaisilla prosesseilla, jolloin ongelmatkin ovat yhteneviä.
– Asiat kestävät valtavan pitkään, etukäteismäärittelyt ovat osittain vanhentuneita ja sitten ollaan ongelmissa, kun lähdetään muuttamaan sopimuksia, aikaa kuluu, budjetit ylittyvät ja niin edelleen, Koski kuvailee.
Koski: IT-järjestelmiä hankittava pala kerrallaan
Julkisten it-hankintojen venymiset ja niistä aiheutuvat haasteet eivät tietystikään ole luonnonvakio, johon olisi mahdotonta vaikuttaa. Mikä avuksi?
Koski tarjoaa ratkaisuksi hankintamallien uudistamista. Isojen kokonaisuuksien sijaan IT-järjestelmiä pitäisi hankkia kokeilevammin, pala kerrallaan.
Järjestelmän toimittavat tahot pitäisi myös sitouttaa nykyistä paremmin järjestelmän ylläpitoon käyttöönoton jälkeen.
– Näin järjestelmäntoimittajalla olisi oma lehmä ojassa, myös käytön aikana. Tämä mahdollistaisi tiiviimmän yhteistyön ja lyhyemmät palautesyklit, Koski selittää.