Miettiessään kiinteistönhoidon järjestämistä taloyhtiön on ensimmäiseksi päätettävä siitä, mistä palvelut hankitaan - palkataanko omaa henkilökuntaa vai ostetaanko ne ulkopuolisilta. Tämä päätös tehdään yhtiökokouksessa.
Hallitus on taloyhtiön toimeenpaneva elin. Kun yhtiökokous on päätynyt ostopalveluihin, se alkaa isännöitsijän avustuksella kartoittaa eri vaihtoehtoja. Yksi ensimmäisistä tehtävistä on eritellä halutut palvelut sekä niiden laatutaso.
Tämän jälkeen järjestetään yleensä tarjouspyyntökilpailu: valitulle joukolle palveluyrityksiä lähetetään tarjouspyyntö. Hallitus käsittelee niiden pohjalta saamansa tarjoukset; vertailee hintoja ja yksityiskohtia ja useimmiten pyytää lisätietoja. Kun jäljellä on vain pari vaihtoehtoa, tarjoajat käyvät katsomassa kiinteistöä ja tarkennusten jälkeen ollaankin sitten valmiita tekemään kiinteistönhoitosopimus parhaaksi katsotun yrityksen kanssa.
Kiinteistönhoitopalvelujen ostaminen on siis varsin pitkä ja monipolvinen prosessi, joka vaatii lopulta ammattiosaamista. Helpotusta hallitusten tehtävään tuo PAVE - se on Suomen Kiinteistöliiton kehittämä työkalu, jonka tarkoituksena on auttaa kiinteistöpalvelujen vertailua ja arviointia. Windows-pohjaisen CD-ROM:in ja opaskirjasen muodostamaan pakettiin on koottu tietoja palveluyritysten toiminnasta, laadusta, ympäristöasioiden hoidosta, henkilöstöstä ja taloudesta.
Palvelujen tarvitsijoiden lisäksi PAVE hyödyttää myös yrityksiä itseään oman toimintansa kehittämisessä. Työkalun luomiseen ovat osallistuneet alan yritysten ja Suomen Kiinteistöliiton lisäksi myös Tekes.
Lisätietoa: www.kliitto.fi/tutkimus/pave.htm