Evakuoinnin valmisteluasiakirjoista ilmenee, että Talebanin etenemisvauhti yllätti viranomaiset.
Vielä maanantaina 9. elokuuta ennakoitiin, että valtioneuvoston päätös tulisi valmistella seuraavien 2–3 viikon kuluessa.
Valtioneuvosto teki kuitenkin ensimmäisen evakuointipäätöksen jo perjantaina 13. elokuuta.
Asia selviää evakuoinnin valmistelukokouksien muistioista. Lisäksi Suomen evakuointilistat ja järjestys muovautuivat lopulliseen muotoonsa vain päivissä.
Yhteensä Suomi teki kolme evakuointipäätöstä, toisen 15. elokuuta ja kolmannen 24. elokuuta. STT sai kahden valmistelukokouksen muistiot, jotka olivat elokuun 9. päivältä ja 11. päivältä.
Ensimmäisessä valmistelukokouksessa oli läsnä sisäministeriö, ulkoministeriö, puolustusministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, Maahanmuuttovirasto sekä suojelupoliisi. Toinen kokous käytiin samalla kokoonpanolla TEMiä lukuun ottamatta.
Perheenjäsenen määritelmä haluttiin muokata
Vielä 11. elokuuta ei ollut selvää, miten perhe määriteltäisiin evakuointioperaatiossa. Sisäministeriön näkemys oli tuolloin se, että lähtökohtana on puolisoiden ja alaikäisten lasten sisällyttäminen perheenjäsenten ryhmään, mutta myös muita perusteita tulisi tarkastella.
Ulkoministeriö kuitenkin totesi, että tiedossa oli työntekijöistä riippuvaisia yksittäisiä siirrettäväksi harkittavia henkilöitä, kuten täysi-ikäisiä lapsia.