Sähköpostin pitäisi olla tiivis yhteydenpitomuoto, johon kiteytetään viestistä olennaisin. Valitettavasti näin ei kuitenkaan aina ole.
Näillä ohjeilla sinusta tulee entistä etevämpi sähköpostin laatija:
Pyhitä otsikkorivi aiheelle
Kirjoitatko sellaiselle henkilölle, johon olet jatkuvasti yhteydessä? Jos asiasi on uusi, ei kannata vastata suoraan vanhaan yhteydenpitoonne, vaan kirjoittaa rehdisti uusi sähköposti. Laita aina aihetta selventävä lause otsikkoriville. Näin vastaanottaja löytää vanhatkin viestisi helposti aiheittain.
Tarkkuus palkitaan
Huono otsikko: Palaveri. Hyvä otsikko: Ota tämä liite mukaasi henkilöstöpalaveriin klo 12. Mitä tarkempi olet otsikossa, sitä helpommin vastaanottaja ymmärtää, mistä on kyse ja osaa arvottaa viestisi tärkeyden.
Anna vastausohjeet
Jos viestisi ei sisällä kysymyslausetta, tai kaipaa muuta reagointia, voit kirjoittaa loppuun, ettei viestiä tarvitse kuitata luetuksi. Vastaavasti, jos haluat vastauksen, pyydä sitä. Jos haluat myöhemmin säästää aikaasi "Kiitos"-viestien lähettelyltä, voit kirjoittaa "Kiitos jo etukäteen."
Älä vastaa kaikille vastaanottajille
Jos saat ystävältäsi massakutsun syntymäpäiväjuhliin, vastaa ainoastaan hänelle. Näin et tuhlaa muiden vieraiden aikaa, sillä sinun tulemisesi tai menemisesi ei ole ylimpänä heidän kiinnostuksissaan. Mikäli alkuperäisen viestin aihepiiri on kuitenkin sellainen, että se vaatii jokaiselta vastaanottajalta keskustelua, on ok vastata kaikille.
Pitäydy asiallisuuksissa
Sähköposti toimii paremmin faktojen kuin tunteiden välittäjänä. Tunneperäiset ilmaisut eivät välttämättä välity vastaanottajalle oikeassa muodossa, joten niitä on parasta välttää kokonaan. Hymiöt eivät aina auta asiaa, vaan voivat pahimmillaan saada sinut näyttämään hölmöltä. Harkitse niiden käyttöä siis sen mukaan, kuka viestisi vastaanottaa, ja millainen tyyppi hän on.
Lue myös:
(MTV LIFESTYLE – RealSimple)
Uusimmat
-
15:04
EK7: Sateesta vielä lisämauste Hyundain katastrofipäivään? Rovanperä ja Toyota dominoivat – MTV seuraa
-
14:35
Hurja pamaus! Ott Tänakin Hyundai romuksi silmänräpäyksessä – "Nosti auton ilmaan"
-
14:04
Tornitalo liekeissä Brasiliassa – tulipalo valaisi yön
-
14:04
Varkaat murtautuivat DNA-liikkeeseen – poliisi: Huomattava saalis
-
14:04
Suomen ainoa parfymööri Max Perttula kertoo, mihin kohtaan hajuvettä kannattaa suihkuttaa: "Tuoksu tulee aika lempeästi esille"
-
13:57
Näin sarjahuijarit onnistuvat höynäyttämään uhrejaan – peruskeino aina sama
-
13:40
Esapekka Lappi ulkona: "Minä en pääse täältä pois" – Hyundai paljasti pettymyksen syyn
-
13:37
Leonardo DiCaprio, 49, ja tyttöystävä Vittoria Ceretti, 25, kihlahuhujen keskellä – tämä on tilanteen todellinen laita
-
13:32
Moskovan konserttisali-isku: Tadzhikistanissa kiinniottoja
-
13:30
Podetko jatkuvasti flunssaa tai "tupakkayskää"? Tämä sairaus saattaa olla taustalla
-
13:04
Max Verstappenin luottomies lähti: "Viimeinen päiväni" – mitä tekee maailmanmestari?
-
13:01
Aikuinen nainen löi kyynärpäällä alaikäistä tyttöä kesken keikan – käräjäoikeus tuomitsi sakkoihin
-
12:54
Kalle Rovanperä teki sen taas – mestarin tavaramerkki oli muille liikaa: "Aina siinä ei onnistu"
-
12:47
Sivulliset pelastivat jäihin pudonneen pilkkijän Helsingissä – jäille ei enää asiaa etelärannikolla
-
12:37
Huhtikuun sää: Onnekkaimmat nauttivat pääsiäisenä jopa 15 asteen lämpötiloista, kuun aikana lämpötila sahaa kylmästä lämpimään
-
12:31
10 000 suomalaista sairastuu vuosittain borrelioosiin – mistä tartunnan tunnistaa?
-
12:09
Opettaja ahdisteli nuorena Mira Luotia ja luokkakavereita – koko vyyhti selvisi vasta aikuisiällä
-
12:01
Esapekka Lappi yllätti itsensäkin – puseroon hiipi poikkeuksellinen pelko: "Normaalisti tykkään, nyt en"
-
11:29
Nato-maasta löytynyt dronen sirpaleita läheltä Ukrainan rajaa
-
11:15
Putin löysi syyn hyökätä Naton lentokentille
-
Lataa lisää