Sähköpostin pitäisi olla tiivis yhteydenpitomuoto, johon kiteytetään viestistä olennaisin. Valitettavasti näin ei kuitenkaan aina ole.
Näillä ohjeilla sinusta tulee entistä etevämpi sähköpostin laatija:
Pyhitä otsikkorivi aiheelle
Kirjoitatko sellaiselle henkilölle, johon olet jatkuvasti yhteydessä? Jos asiasi on uusi, ei kannata vastata suoraan vanhaan yhteydenpitoonne, vaan kirjoittaa rehdisti uusi sähköposti. Laita aina aihetta selventävä lause otsikkoriville. Näin vastaanottaja löytää vanhatkin viestisi helposti aiheittain.
Tarkkuus palkitaan
Huono otsikko: Palaveri. Hyvä otsikko: Ota tämä liite mukaasi henkilöstöpalaveriin klo 12. Mitä tarkempi olet otsikossa, sitä helpommin vastaanottaja ymmärtää, mistä on kyse ja osaa arvottaa viestisi tärkeyden.
Anna vastausohjeet
Jos viestisi ei sisällä kysymyslausetta, tai kaipaa muuta reagointia, voit kirjoittaa loppuun, ettei viestiä tarvitse kuitata luetuksi. Vastaavasti, jos haluat vastauksen, pyydä sitä. Jos haluat myöhemmin säästää aikaasi "Kiitos"-viestien lähettelyltä, voit kirjoittaa "Kiitos jo etukäteen."
Älä vastaa kaikille vastaanottajille
Jos saat ystävältäsi massakutsun syntymäpäiväjuhliin, vastaa ainoastaan hänelle. Näin et tuhlaa muiden vieraiden aikaa, sillä sinun tulemisesi tai menemisesi ei ole ylimpänä heidän kiinnostuksissaan. Mikäli alkuperäisen viestin aihepiiri on kuitenkin sellainen, että se vaatii jokaiselta vastaanottajalta keskustelua, on ok vastata kaikille.
Pitäydy asiallisuuksissa
Sähköposti toimii paremmin faktojen kuin tunteiden välittäjänä. Tunneperäiset ilmaisut eivät välttämättä välity vastaanottajalle oikeassa muodossa, joten niitä on parasta välttää kokonaan. Hymiöt eivät aina auta asiaa, vaan voivat pahimmillaan saada sinut näyttämään hölmöltä. Harkitse niiden käyttöä siis sen mukaan, kuka viestisi vastaanottaa, ja millainen tyyppi hän on.
Lue myös:
(MTV LIFESTYLE – RealSimple)
Uusimmat
-
05:45
Esa, 32, on ollut asunnoton kahdeksan vuotta – näin hän pysyy hengissä
-
05:39
EU äänestää 35 miljardin avusta Ukrainalle
-
05:29
Ex-presidentti otti vastaan lahjuksia Perussa – nyt napsahti tuomio
-
05:17
Israel iski lähelle sairaalaa Beirutissa – ainakin neljä kuollut ja kymmeniä haavoittunut
-
23:02
Putin ja YK:n Guterres tapaavat Venäjällä
-
22:50
MTV:n Venäjä-asiantuntija: Moldovan äänestystulos on EU:lle karmea epäonnistuminen
-
22:43
Neymarin pitkä piina päättyi vihdoin
-
22:34
Bussin ajautuminen umpikujaan tallentui videolle Helsingissä – jouduttiin hinaamaan pois
-
21:39
103-vuotiaana kuolleelle Suomen viimeiselle sotilaslentäjälle upea kunnianosoitus
-
21:28
Oras Tynkkynen antoi ministeri Mykkäselle tylyn "päättötodistuksen"
-
21:20
Nyrkkeilykohusta liikkui kovia huhuja – mieheksi epäilty ottelija vaihtaa maisemaa
-
21:10
Onko TTK:n kärkikolmikko jo arvattavissa? Tanssiraadilla selkeä mielipide
-
20:56
Patrik Laineesta positiivinen päivitys
-
20:53
Kiekko-Espoolta lisää kovia temppuja SM-liigassa: taas Tapparalle käkättimeen!
-
20:41
Ministerin tehtävät jättävä Kai Mykkänen: Nyt en ole enää puoluepoliittisten kiistojen osapuoli
-
20:30
Ruotsi kieltämässä Suomessa vielä lailliset serkusavioliitot – suomalainen Sara harhautettiin avioon lomamatkalla
-
20:26
Red Bull -pomolta suora mielipide F1-kisan kohutilanteeseen, Kimi Räikkönenkin mainittiin – "Kaikki tietävät säännöt"
-
20:20
Autoilija ei voinut jättää pysäköintikiekkoa kojelaudalle – vaati valvontamaksun hylkäystä
-
20:17
Merivartiosto: Suomenlahdella useita satelliittipaikannuksen häiriötä viime viikolla
-
20:17
Tapparan muuri murtui – kovia kokenut Santeri Virtanen, 25, säväyttää nyt Liigassa
-
Lataa lisää