Onko sinulla töissä jatkuvasti kiire ja sataa asiaa hoidettavana? Näillä vinkeillä sinäkin opit ottamaan työpäivästäsi kaiken irti ja toimimaan tehokkaammin väsyttämättä itseäsi.
Ole tehokkaampi ja tuottavampi työntekijä näiden kymmenen vinkin avulla!
1. Valikoi tärkeimmät kokoukset
Kokoukset ovat usein ajanhaaskausta, mikäli niissä ei tehdä lopullista päätöstä tai allekirjoiteta sopimusta. Kokouksissa käytetään usein paljon aikaa turhan puhumiseen ja asioiden vatvomiseen. Voit hoitaa samat asiat, keskustelut ja tapaamiset myös nopeammin vapaamuotoisemmissa vuorovaikutustilanteissa. Mikäli siis mahdollista, valikoi tärkeimmät kokoukset ja mene vain niihin sen sijaan että istuisit jatkuvasti palavereissa tyhjän panttina.
2. Vastaa puhelimeen
Tämä neuvo saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta sitä se ei kuitenkaan ole. Pidä puhelintasi työpäivän aikana koko ajan mukanasi. Vastaa puhelimeen aina kun se soi, ja selvitä alaisillesi että myös heidän tulee vastata aina puhelimeen työpäivän aikana. Puhelimitse asioiden hoitaminen on nopeampaa ja suoraviivaisempaa kuin sähköpostitse. Hoida tärkeät ja kiireelliset asiat puhelimitse sähköpostien sijaan aina kuin mahdollista.
3. Organisoi "häiriötekijät"
Luo itsellesi päivittäin muistio siitä mitä muita asioita sinun tulee työsi ohella hoitaa. Mikäli sinun pitää siis viedä pyykit pesulaan, suunnitella perheesi kesäloma tai vastata lukuisiin äitisi puheluihin, kirjoita hoidettavat yksityisasiat paperille, ja etsi niille oma aikansa, jottei yksityisasioidesi hoito olisi pois työntekoon käyttämästäsi ajasta.
4. Muodosta oikeanlainen tiimi
Onnistunut bisnes syntyy 80 prosenttisesti oikeista ihmisistä. Paras tapa olla tuottava työssään on työskennellä hyvässä tiimissä. Mikäli olet esimiesasemassa, käytä runsaasti aikaa uusien työntekijöiden etsimiseen ja haastatteluun, näin takaat sen että työskentelet oikeiden ihmisten kanssa.
5. Valmista "tee se -lista" seuraavalle päivälle jo edellisenä iltana
Tee seuraavan päivän muistilista aina valmiiksi jo edellisenä iltana ennen kotiin lähtöäsi. Arvota suoritettavat asiat A, B tai C- kategoriaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. A-kategorian asiat tulee hoitaa ensin, B-kategorian asiat seuraavaksi ja C-kategorian asiat sitten kun sinulla on ylimääräistä aikaa.
6. Dokumentoi tärkeät asiat sähköpostilla
Hoitaessasi tärkeitä asioita tai sopiessasi tärkeistä päätöksistä, lähetä asiaa koskien sähköposti kollegoillesi tai yhteistyökumppaneillesi. Suullisista sopimuksista koituu usein vain hankaluuksia, mutta sähköpostitse sovittuna sinulle jää kirjalliset dokumentit sovituista asioista ja voit myös tarkistaa myöhemmin tarkat päivämäärät jolloin asioita on käsitelty.
7. Haasta itsesi nopeammaksi
Jos sinulle on annettu tunti aikaa jonkin asian suorittamiseen, anna itsellesi aikaa vain 40 minuuttia. Näin opit tehostamaan suorituskykyäsi ja työskentelemään nopeammin. Näin sinulle jää myös 20 minuuttia ylimääräistä aikaa työn viimeistelyyn tai johonkin muuhun hyödylliseen.
8. Säästä aikaa urheilulle
Säännöllinen urheilu pitää sinut energisenä ja hyvässä fyysisessä kunnossa sekä vähentää stressiä. Varaa työpäivästäsi siis aikaa urheilulle. Voit esimerkiksi mennä kuntosalille ruokatunnillasi ja syödä lounaan työpöytäsi ääressä. Työtapaamisia järjestettäessä voit ehdottaa kollegallesi myös, mikäli hän haluaisi puhua työasioista lenkkeilyn tai pyöräilyn ohessa.
9. Jätä aikaa yllättäville tapaamisille
Älä ahda työkalenteriasi jatkuvasti kokonaan täyteen. Jätä sinne tänne aukkoja, jotta sinulla on ylimääräistä aikaa mikäli yllättäen ilmaantuu tärkeä kokous, tehtävä tai tapaaminen.
10. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Kiireisessä nyky-yhteiskunnassa olemme tottuneet suorittamaan montaa tehtävää samanaikaisesti. Vaikka pystyisitkin monen tehtävän suorittamiseen samanaikaisesti, ei aivojasi ole luotu siihen. Suorittaessasi montaa asiaa samanaikaisesti, pienennät aivokapasiteettiasi ja suoritat jokaisen tehtävän pienemmällä aivovoimalla kuin jos keskittyisit yhteen asiaan kerrallaan. Älä siis pyri suorittamaan aina viittä asiaa kerralla, vaan hoida jokainen asia kerrallaan mutta kunnolla, ja olet tehokkaampi pitkällä tähtäimellä.
Lähde: www.inc.com
(MTV3)