Miksi ja milloin taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa?
Taloushallinnon ulkoistaminen on monesti järkevä ratkaisu niin uusille kuin vanhoille yrityksille, jotka haluavat tehostaa taloushallintoa ja keskittyä ydinliiketoimintaan. Yrityksen kasvaessa ja talousprosessien monimutkaistuessa taloushallinnon tehtävät, kuten kirjanpito, palkanlaskenta ja raportointi, voivat viedä merkittävän määrän aikaa ja resursseja. Ulkoistamalla taloushallinnon yritys voi varmistaa, että nämä kriittiset toiminnot hoidetaan tehokkaasti ja samalla vapauttaa sisäisiä resursseja ydinliiketoimintaan ja liiketoiminnan kasvattamiseen.
Taloushallinnon ulkoistaminen saattaa tulla ajankohtaiseksi mm. seuraavissa tilanteissa:
- Yritykseltä ei löydy riittävää taloushallinnon osaamista (mm. uudet yritykset)
- Yrityksen kasvu ja prosessien monimutkaistuminen tuo haasteita taloushallintoon
- Resursseja halutaan vapauttaa yrityksen sisällä
- Kasvanut tarve hyödyntää teknologiaa ja asiantuntijuutta esim. automatisointiin
Oikean taloushallinnon kumppanin valinta on tärkeää, jotta ulkoistamisesta saadaan mahdollisimman paljon irti. Tässä artikkelissa käymme seuraavaksi läpi mitä asioita valintaprosessissa tulisi ottaa huomioon.
Miten ulkoistaa taloushallinto oikealle kumppanille?
Taloushallinnon kumppanin valinnassa on tärkeää keskittyä muutamiin keskeisiin tekijöihin, joiden avulla voit varmistaa, että kumppani on oikea juuri sinun yrityksellesi.
Mm. seuraaviin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota kartoitusvaiheessa:
- Toimialakohtainen kokemus ja erikoisosaaminen. Valitsemalla kumppanin, jonka vahvuuksiin kuuluu oman yrityksesi toimiala, varmistat että yhteistyö on mahdollisimman sujuvaa.
- Auktorisointi. Taloushallinnon auktorisointi tuo uskottavuutta ja varmistaa, että kumppanin henkilökunta on ammattitaitoista. Voit hyödyntää esim. revigo.fi:n ilmaista palvelua kilpailuttaaksesi auktorisoidut tilitoimistot.
- Ohjelmisto-osaaminen. Tilitoimistojen ja taloushallinnon ammattilaisten ohjelmisto- ja integraatiotarjonta vaihtelee suuresti. Näin ollen on tärkeää valita kumppani, jonka ohjelmisto-osaaminen tukee yrityksesi liiketoimintaa nyt ja tulevaisuudessa.
Jotta ehdokkaiden kartoitus sujuu mahdollisimman tehokkaasti, on tärkeää tuoda yrityksen omat toiveet ja tarpeet selkeästi esille. Yrityksen toimintatavat, toiveet ohjelmistojen ja integraatioiden suhteen sekä tulevaisuuden haasteet ja kasvusuunnitelmat ovat hyvä esittää selkeästi potentiaalisille taloushallinnon kumppaneille, jotta voidaan varmistaa paras mahdollinen yhteensopivuus yrityksesi ja taloushallinnon kumppanin välillä.
Taloushallinnon ulkoistaminen voidaan karkeasti jakaa seuraaviin vaiheisiin;
- Yrityksen tarpeiden arviointi
- Sopivien taloushallinnon kumppaneiden kartoitus (esim. kilpailuttamalla tilitoimistot)
- Tapaamiset yrityksen johdon ja sopivien taloushallinnon kumppaneiden välillä
- Taloushallinnon kumppaneiden vertailu ja valinta
- Yhteistyön arviointi ja kehitys säännöllisin väliajoin
Teknologian rooli taloushallinnon ulkoistamisessa
Taloushallinnon ulkoistamisessa teknologian merkitys on kasvanut viime vuosina. Hyvä kumppani osaa hyödyntää teknologisia ratkaisuja tavalla, joka tehostaa yhteistyötä ja vähentää manuaalisten prosessien tarvetta. Kehitys on myös johtanut toimialakohtaisten ratkaisujen yleistymiseen ja näin ollen on tärkeä valita kumppani, joka ymmärtää liiketoimintasi haasteita myös taloushallinnon teknologian näkökulmasta.
Taloushallinnon kumppania valittaessa on hyvä varmistaa, että heillä on riittävä ymmärrys mm.
- Moderneista, johtavista taloushallinnon ohjelmistoista (kuten esim. Netvisor, Procountor tai Fennoa)
- Yrityksesi toimialakohtaisista tarpeista teknologiaan ja raportointiin liittyen
- Ohjelmistointegraatioista esim. raportointiin tai työajanseurantaan liittyen
Kommunikaation ja yhteistyön merkitys
Toimiva taloushallinnon ulkoistaminen edellyttää selkeää kommunikaatiota. Selkeä ja toimiva kommunikaatio onkin yksi yleisimmistä kriteereistä, jonka yritykset mainitsevat meille revigo.fi - tilitoimistojen kilpailutuksessa. Hyvä kumppani tarjoaa nopean vastausajan lisäksi säännöllisiä raportteja ja aktiivisen yhteyden varmistaakseen, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla taloushallinnon tilanteesta. Myös nimetyt yhteyshenkilöt ja sujuvat viestintäkanavat auttavat välttämään väärinymmärryksiä ja varmistavat, että asiat hoidetaan ajallaan ja tehokkaasti.
Kun valitset kumppania, keskustele heidän viestintäkäytännöistään ja selvitä, kuinka usein ja millä tavalla he raportoivat tärkeistä asioista. Säännölliset tapaamiset tai yhteiset katsaukset voivat olla hyödyllisiä erityisesti alkuvaiheessa kun yhteistyö on tuore. Hyvä kommunikaatio on yksi tärkeimmistä edellytyksistä sujuvalle yhteistyölle.
Hinta vaikuttaa aina, mutta ei liikaa
Potentiaalisten taloushallinnon kumppaneiden kartoitus- ja kilpailutusvaiheessa on yleistä, että hinta saa suurimman painoarvon. Hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä, mutta liian suuren painon asettaminen hinnalle voi kostautua huonon valinnan muodossa. Hinnan sijaan on tärkeää arvioida, mitä arvoa kumppani tuo yrityksellesi. Laadukas kumppani voi tuoda merkittävää lisäarvoa tehokkailla prosesseilla, asiantuntemuksella ja teknologian hyödyntämisellä, mikä pitkällä aikavälillä voi tuottaa suurempia säästöjä ja parempia tuloksia kuin pelkän hinnan perusteella tehty valinta.
Kun arvioit kumppaneita, pyri saamaan selkeä kuva palveluiden kattavuudesta ja lisäarvosta, jota kumppani voi tarjota. Kustannustehokkuuden rinnalla kannattaa ennen kaikkea tarkastella kumppanin kommunikaation tehokkuutta, joustavuutta ja kumppanin kykyä reagoida yrityksesi muuttuviin tarpeisiin.
Oikea taloushallinnon kumppani vaikuttaa yrityksen kasvuun
Taloushallinnon ulkoistaminen on strateginen valinta, joka voi tuoda merkittäviä hyötyjä yrityksellesi. Oikein valittu kumppani voi olla yksi ratkaisevista tekijöistä yrityksesi kasvussa ja menestyksessä. Tehokkaasti toteutettu taloushallinnon ulkoistaminen voi rutiinitehtävien lisäksi tuoda arvokasta dataa strategiseen päätöksentekoon. Tämä voi puolestaan auttaa yrityksen johtoa kehittämään liiketoimintaa tehokkaammin kuin aikaisemmin. Hyvin hoidettu taloushallinto auttaa myös löytämään liiketoiminnan epäkohtia ja parantamaan kannattavuutta.
Kun arvioit potentiaalisia kumppaneita, keskity heidän kokemukseensa, teknologian hyödyntämiseen, viestintäkäytäntöihin ja kykyyn ymmärtää yrityksesi tarpeet. Muista, että hinta ei saisi olla ainoa kriteeri – laadukas ja asiantunteva kumppani voi tuoda merkittävää lisäarvoa ja auttaa yritystäsi menestymään.
Hyvä taloushallinnon kumppani tarjoaa enemmän kuin pelkän palvelun: he ovat kumppani, joka tukee yrityksesi kasvua, vapauttaa resursseja ja varmistaa, että taloushallintosi toimii moitteettomasti. Ota aikaa valintaan ja varmista, että valitset kumppanin, joka jakaa yrityksesi tavoitteet ja arvot.
Haluatko kilpailuttaa taloushallinnon kumppanit helposti? Revigo.fi auttaa sinua löytämään sopivat taloushallinnon kumppanit nopeasti ja vaivattomasti, joka auttaa kumppaneiden kartoitusvaiheessa. Hyödynnä ilmaista palveluamme ja kilpailuta tilitoimistot helposti ja ilman sitoumuksia.