Sähköposti voi ruuhkautua lomalla - käytä vastausautomaattia harkiten

Sähköpostin yleistyminen työelämässä on tuonut lomakauden postinhoitoon uusia piirteitä. Tuhannet lomalaiset joutuvat kantopostin lisäksi huolehtimaan sähköpostinsa lukemisesta tai käännöstä. Uudet sähköpostiohjelmat tarjoavat lomakauden avuksi vastausautomaatteja, mutta niiden hyödyntämiseen liittyy myös vaaratekijöitä. Jos vastausautomaatin käyttäjä on samaan aikaan mukana sähköisillä postituslistoilla, tuloksena saattaa olla tuhansia tarpeettomia viestejä ja lukkiutuneita osoitteita.

Tuotantopäällikkö Ilkka Siissalo Soneran mediaviestinnästä selvittää, että tilanne tunnetaan nimellä "tshernogrammi" eli sähköpostisanoma monistuu kunnes ydin ikäänkuin sulaa. Siissalon mukaan varsinkin monet toimistojärjestelmät tarjoavat ns. vacation-toiminnon. Se vastaa tuleviin viesteihin ja kertoo käyttäjänsä olevan lomalla. Jos vastaajan käynnistäjä on mukana postituslistoilla, efekti on valmis.
-Lomalaisen pitäisi huomata poistaa itsensä kaikilta listoilta ennen vastaajan päälle laittoa. Uskomattoman moni unohtaa tämän seikan. Siissalon mukaan jokaisella lomakaudella sattuu yrityselämässä kymmeniä tällaisia tapauksia. Suomen toistaiseksi laajin tapaus oli viime vuonna. Silloin viesti pyöri verkossa yli 17000 kertaa ja aiheutti teknisiä häiriöitä. Liike-elämä pitää virheet yleensä omana tietonaan ja antaa kilpailijoiden oppia kantapään kautta. Jotkut yritykset ovat viime aikoina siirtyneet ns. internetsähköpostin käyttöön, koska sitä voidaan lukea muualtakin kuin yhdestä työpisteestä.

Lionsliikkeen oma ikiliikkuja

Heinäkuun alkupäivinä lionsjärjestön postituslistalla syntyi tilanne, jossa yhden lomalaisen vastausautomaatti monisti liki 300 viestiä noin 125 vastaanottajalle. Kaukaisimmat lomatiedotteet menivät Kanadaan saakka. Oululaiset aktivistit perustivat Lionnet-Oulu -listan jo 1996 ennen Lions-liiton virallisen palvelimen syntyä. Postipalvelin sijaitsee Oulussa, mutta jäseniä on ympäri maata ja muutamia ulkomaillakin. Lionsliiton N-piirin toimikuntapuheenjohtaja Pekka Yrjölä Vantaalta kertoo, että kysymys oli mutkikkaan ympäristön aiheuttamasta tahattomasta häiriöstä. Jyväskyläläinen postituslistan jäsen pani päälle kesälomansa ajaksi automaattivastauksen. Siinä ei ilmeisesti ollut rajoitusta, joka olisi estänyt uudelleenlähetyksen samaan osoitteeseen.

Kun jyväskyläläisjäsen sai Lionnet-listalta lomakautensa ensimmäisen viestin, automaattivastaaja lähetti listalle tiedotteen lomalla olosta. Oulun palvelin palautti viestin takaisin Jyväskylään ja jakoi sen muille jäsenille.
-Vastausautomaatti lähetti viestin aina uudelleen ja uudelleen. Jos jollain muulla listan jäsenellä olisi ollut samanlainen viritys, useat postitusjärjestelmät olisivat ehkä ehtineet tukkeutua ja kaatua, Yrjölä arvelee. Oululaiset listanvalvojat huomasivat tilanteen ajoissa ja vihelsivät pelin poikki. Automaatit ehtivät postitella viestejä vain yhden päivän aikana aamuvarhaisesta hieman iltapäivän puolelle. Kaikki lionslistan jäsenet eivät ole vielä purkaneet postejaan, mutta vakavista häiriöistä ei ole toistaiseksi raportoitu. Tapaus jäänee hyödylliseksi kouluesimerkiksi automaattien arvaamattomuudesta.

Kantoposti kääntyy tai naapuri auttaa

Kantoposti ja tilattavat lehdet kääntyvät nykyisin kätevästi kesäosoitteeseen. Monissa perheissä turvaudutaan myös naapuriapuun postilaatikon tyhjentämisessä, jotta ylipursuva laatikko ei houkuttelisi varkaita vierailulle. Palvelukonsultti Sari Suomalainen Suomen Postista kertoo, että määräaikaisen lomaosoitteenmuutoksen tekee vuosittain yli 100 000 suomalaista. Muutoksista noin puolet ajoittuu keskikesään. Sanomalehden kääntö kesälaitumille sujuu kätevästi vaikka puhelinsoitolla. Jotkut lehdet jakavat kesän kynnyksellä lomakkeita, jolla väliaikaisen osoitteen voi ilmoittaa postitse.

Tamperelaisesta Aamulehdestä arvioidaan, että kesä-heinäkuussa tehdään yli 5000 osoitteenmuutosta kuukaudessa. Palvelu on maksuton, vaikka se työllistää kovasti levikkipalvelua. Aamulehden jakelun lyhyin kääntöjakso on yksi viikko. Aikarajoitus on asetettu siksi, että jakajat ja heidän lomasijaisensa saadaan pysymään muutoksissa ajan tasalla.