Jos sähköpostisi suoltaa 25 mailia päivässä, kannattaa kiinnittää huomiota omaan tekemiseen. Sähköpostissakin on muutamia sääntöjä, joita tulee noudattaa.
Ping, ping, ping. Vastaa, vastaa, vastaa.
Hukutko sinäkin sähköpostiin?
– Jengillä menee paljon aikaa siihen, että luetaan ja mietitään, mitä minulta odotetaan, kuvaa työyhteisövalmentaja Kristiina Aaltonen.
Sähköpostissa kannattaa muistaa muutamia sääntöjä. Viestin tarkoituksen tulee käydä ilmi heti otsikosta. Viesti ei saa olla liian pitkä; tekstiä on liikaa, jos sitä joutuu rullaamaan hiirellä.
– Ilmaise, jos mitään ei tarvitse tehdä heti. Muuten ihminen helposti alkaa hoitaa asiaa saman tien, Aaltonen sanoo.
– Paljon voittaa sillä, että laittaa jo palaverikutsuun sen, mikä päätös palaverissa tehdään. Näin porukka voi valmistella oman osuutensa. Yksi esimies IT-maailmassa varasi aina kaksi tuntia palaveriin, vaikka tiesi, että se kestää vain tunnin. Eli hän lahjoittaa muille tunnin, ja muut ovat valtavan onnellisia. Tuli tunti ylimääräistä aikaa!
Meilietiketti
Kaikkeen ei tarvitse vastata
Otsikosta tulee selvitä kerralla, mistä on kyse
Viesti ei saa olla pidempi kuin yksi näytöllinen.
Viestissä tulee olla selkeä ohje: Leena, lähetä asia X eteenpäin kello 12. Jaana, tee asia Y tiistaihin mennessä.
Loppuun vastauspyyntö, jos vastauksia kaivataan.
Kerro myös, jos vastausta ei tarvita!
"Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja"
Työyhteisössä täytyy erikseen sopia, vastaavatko kaikki saamiinsa viesteihin, vai vastaavatko vain ne, joilla on tietoa asiasta. Ei välttämättä kannata tupata asiaan mukaan vastaamalla, ettei tiedä asiasta mitään.
– Yhdessä organisaatiossa CC-kentällä tulleet mailit menivät automaattisesti roskaposteihin, Aaltonen paljastaa.
Viestin tulisi olla suppeasanainen ja suora. Anna viestissä selkeät ohjeet. Älä sano, että tee asialle "vain jotakin", jos "vain jokin" ei kuitenkaan kelpaa. Muista vastatessasi realistinen aikataulu: älä lupaa valmista tuotosta kahden tunnin päähän, jos se kuitenkin menee ylihuomiseen.
– Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja. Tunteita ei pidä välittää meilillä. Sano asiat asioina, Aaltonen neuvoo.
– Se on pahinta, jos aletaan pohtia, että haa, tässä tarkoitetaan tätä ja tuota. Käytä mahdollisimman vähän täytesanoja. Jos kyseessä on konflikti, se hoidetaan kasvokkain.
Uusimmat
-
18:29
MTV seuraa: Näkyykö vellova kohu SM-liigan 4. finaalissa? Tapparalta muutoksia pelin alla
-
18:22
Britanniassa testataan maailman ensimmäistä yksilöllistä melanoomarokotetta – "Jännittävintä, mitä olemme nähneet pitkään aikaan"
-
18:15
Poliisi tutkii tappoa Oulussa – tapahtui yksityisasunnossa
-
18:10
Ensimmäinen Hornet-hävittäjä on poistunut käytöstä – kunnialennon ohjasi Ilmavoimien komentaja: "Haikea päivä"
-
18:03
Salkkareista poistuva Vivi Wahlström postasi tunteikkaan kuvakimaran sarjan kulisseista: "Tuntuu ihan hullulta kirjottaa tätä tekstiä"
-
17:35
Maavoimien Arrow-24 -harjoitus alkoi – video näyttää, kun brittien taisteluhelikopterit saapuivat Suomeen
-
17:32
Ethän sorru "huonoimpaan mahdolliseen vaihtoehtoon", kun lataat puhelintasi?
-
17:22
Vasta kihlat pornotähden kanssa – nyrkkeilijästä leviää epäilyttäviä kuvia
-
17:07
Venäjä sanoo iskeneensä rautateitä ja junilla Ukrainaan kuljetettuja länsiaseita vastaan
-
17:04
Katso vapun supersää yli 100 paikkakunnalle!
-
17:02
Ilo-vauvan roolissa hurmannut Hugo-poika poistuu Salkkareista – Saara-äiti: "Tyhjä olo"
-
16:53
Mies yritti keskeyttää raskauden työntämällä aborttipillereitä suuhun – tuomittiin ehdolliseen
-
16:48
MTV seuraa tulospäivää: Kemiran tulos laski – toimitusjohtaja pitää alkuvuotta silti vahvana
-
16:43
Kuka ajoi koululaisen päälle Vaasassa? Poliisi pyytää vihjeitä viistoperäisestä autosta
-
16:38
Jopa sataan vuoteen pahimmat tulvat uhkaavat jokia ja järviä eri puolilla maata – omaa kesämökkiä kannattaa pitää silmällä
-
16:34
Hallitus lakkauttaa rauhanjärjestöjen avustukset – järjestöt huolissaan
-
16:29
Pasi Mustoselta ulostulo vuosia kestäneestä riita-asiasta – "Valmentajat vapaata riistaa"
-
16:23
Leijonavahti vaihtaa maisemaa – samalla ovenavauksella lähtee Ilvekseen huhuttu sentteri
-
16:12
Tässäkö entinen maailman paras pelaaja? Kuuluisa maalitykki veti höplästä
-
16:07
Älä missään tapauksessa reagoi tällaiseen tekstiviestiin! Yhdeltä uhrilta vietiin 95 000 euroa
-
Lataa lisää