Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja – näin lähetät laadukkaan sähköpostin
Jos sähköpostisi suoltaa 25 mailia päivässä, kannattaa kiinnittää huomiota omaan tekemiseen. Sähköpostissakin on muutamia sääntöjä, joita tulee noudattaa.
Ping, ping, ping. Vastaa, vastaa, vastaa.
Hukutko sinäkin sähköpostiin?
– Jengillä menee paljon aikaa siihen, että luetaan ja mietitään, mitä minulta odotetaan, kuvaa työyhteisövalmentaja Kristiina Aaltonen.
Sähköpostissa kannattaa muistaa muutamia sääntöjä. Viestin tarkoituksen tulee käydä ilmi heti otsikosta. Viesti ei saa olla liian pitkä; tekstiä on liikaa, jos sitä joutuu rullaamaan hiirellä.
– Ilmaise, jos mitään ei tarvitse tehdä heti. Muuten ihminen helposti alkaa hoitaa asiaa saman tien, Aaltonen sanoo.
– Paljon voittaa sillä, että laittaa jo palaverikutsuun sen, mikä päätös palaverissa tehdään. Näin porukka voi valmistella oman osuutensa. Yksi esimies IT-maailmassa varasi aina kaksi tuntia palaveriin, vaikka tiesi, että se kestää vain tunnin. Eli hän lahjoittaa muille tunnin, ja muut ovat valtavan onnellisia. Tuli tunti ylimääräistä aikaa!
Meilietiketti
Kaikkeen ei tarvitse vastata
Otsikosta tulee selvitä kerralla, mistä on kyse
Viesti ei saa olla pidempi kuin yksi näytöllinen.
Viestissä tulee olla selkeä ohje: Leena, lähetä asia X eteenpäin kello 12. Jaana, tee asia Y tiistaihin mennessä.
Loppuun vastauspyyntö, jos vastauksia kaivataan.
Kerro myös, jos vastausta ei tarvita!
"Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja"
Työyhteisössä täytyy erikseen sopia, vastaavatko kaikki saamiinsa viesteihin, vai vastaavatko vain ne, joilla on tietoa asiasta. Ei välttämättä kannata tupata asiaan mukaan vastaamalla, ettei tiedä asiasta mitään.
– Yhdessä organisaatiossa CC-kentällä tulleet mailit menivät automaattisesti roskaposteihin, Aaltonen paljastaa.
Viestin tulisi olla suppeasanainen ja suora. Anna viestissä selkeät ohjeet. Älä sano, että tee asialle "vain jotakin", jos "vain jokin" ei kuitenkaan kelpaa. Muista vastatessasi realistinen aikataulu: älä lupaa valmista tuotosta kahden tunnin päähän, jos se kuitenkin menee ylihuomiseen.
– Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja. Tunteita ei pidä välittää meilillä. Sano asiat asioina, Aaltonen neuvoo.
– Se on pahinta, jos aletaan pohtia, että haa, tässä tarkoitetaan tätä ja tuota. Käytä mahdollisimman vähän täytesanoja. Jos kyseessä on konflikti, se hoidetaan kasvokkain.
Suosituimmat videot
Mainos
Uusimmat
-
15:46
Täällä maksetaan Suomen kovinta kuntaveroa – kyläravintolaa pitävä Marja-Liisa: "En ole saanut kunnalta käytännössä yhtään mitään"
-
15:45
Pariskunta sai kauan kaipaamansa lapsen – ja kolme viikkoa myöhemmin toisen: "Olimme innoissamme, järkyttyneitä ja pelokkaita"
-
15:36
F1 otti viimein kantaa Bahrainin GP:tä protestoineen naisen vangitsemiseen – ihmisoikeusjärjestön pomo ehdottaa ensi vuoden kisan perumista
-
15:31
Koulun alakatto romahti Loviisassa – neljä vuotta vanhan koulun tilat käyttökiellossa ainakin vuoden loppuun
-
15:31
Kuvat: Hirmuisista käsistään tunnettua "Iranin Hulkia" huhuillaan vapaaottelukehään – vastustajaksi tulossa toinen lihaskimppu
-
15:29
Kolme suomalaista valittiin KHL:n tähdistöpeliin
-
15:29
Kotkalaisen hoivakodin tempaus ihastuttaa – tuhannet tonttuapulaiset ovat luvanneet lähettää vanhuksille kortteja: "Mahtaa posteljooni olla joulukuussa ihmeissään"
-
15:13
MM-kisoissa vaihtoaitiossa limsaa juonut Radulov hämmensi NHL:ssä – nyt meni syömiseksi kesken ottelun
-
15:11
Päivititkö sivua turhaan? Totta se on – Facebook kaatui
-
14:52
Kuvat: Helsinki-Vantaan poliisit saavat uuden räyhäkkään menopelin – ajokki on ensimmäinen laatuaan koko Suomessa!
-
Taksiuudistus toi joustavuutta ja pudotti hintoja – ”Valtakunnallisella sovelluksella voit tilata taksin Suomen lisäksi myös Tallinnassa” Mainos
-
14:49
Ohikulkijat saivat hieraista silmiään: Lidlin pihalla seisoskeli seitsemän kamelia
-
14:47
Kansanedustaja vaatii autoveron poistoa – ei halua Suomesta ongelma-autojen kaatopaikkaa
-
14:39
Leuto talvi työntää vesilintujen talvialuetta koilliseen, kylmyys taas lounaaseen
-
14:32
Porin Ässät jäi käsittämättömien käänteiden jälkeen ilman päävalmentajaa – "Joudumme turvautumaan muihin suunnitelmiin"
-
14:24
Ilves pysyy Karri Kiven komennossa – valmennusjohdolle jatkosopimukset
-
14:14
Fernando Alonso teki hämmästyttävän rehellisiä paljastuksia Ferrari-pestinsä alussa – "Luulin, että olet tätä parempi"
-
14:03
Suomen kesäfestivaaleilla esiintynyttä kohuräppäriä uhkaa elinkautinen vankeus – syytteet useista vakavista jengirikoksista
-
13:55
Poliisi takavarikoi lähes 50 kiloa amfetamiinia ja yli 100 000 euroa käteistä – useita epäillään kymmenistä törkeistä rikoksista
-
13:52
Mira Potkosen valmentaja ei huolestunut puolivälierätappiosta: "Ei ollut mikään katastrofi, eikä paniikkinappulalle ole tarvetta"
-
Lataa lisää