Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja – näin lähetät laadukkaan sähköpostin
Jos sähköpostisi suoltaa 25 mailia päivässä, kannattaa kiinnittää huomiota omaan tekemiseen. Sähköpostissakin on muutamia sääntöjä, joita tulee noudattaa.
Ping, ping, ping. Vastaa, vastaa, vastaa.
Hukutko sinäkin sähköpostiin?
– Jengillä menee paljon aikaa siihen, että luetaan ja mietitään, mitä minulta odotetaan, kuvaa työyhteisövalmentaja Kristiina Aaltonen.
Sähköpostissa kannattaa muistaa muutamia sääntöjä. Viestin tarkoituksen tulee käydä ilmi heti otsikosta. Viesti ei saa olla liian pitkä; tekstiä on liikaa, jos sitä joutuu rullaamaan hiirellä.
– Ilmaise, jos mitään ei tarvitse tehdä heti. Muuten ihminen helposti alkaa hoitaa asiaa saman tien, Aaltonen sanoo.
– Paljon voittaa sillä, että laittaa jo palaverikutsuun sen, mikä päätös palaverissa tehdään. Näin porukka voi valmistella oman osuutensa. Yksi esimies IT-maailmassa varasi aina kaksi tuntia palaveriin, vaikka tiesi, että se kestää vain tunnin. Eli hän lahjoittaa muille tunnin, ja muut ovat valtavan onnellisia. Tuli tunti ylimääräistä aikaa!
Meilietiketti
Kaikkeen ei tarvitse vastata
Otsikosta tulee selvitä kerralla, mistä on kyse
Viesti ei saa olla pidempi kuin yksi näytöllinen.
Viestissä tulee olla selkeä ohje: Leena, lähetä asia X eteenpäin kello 12. Jaana, tee asia Y tiistaihin mennessä.
Loppuun vastauspyyntö, jos vastauksia kaivataan.
Kerro myös, jos vastausta ei tarvita!
"Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja"
Työyhteisössä täytyy erikseen sopia, vastaavatko kaikki saamiinsa viesteihin, vai vastaavatko vain ne, joilla on tietoa asiasta. Ei välttämättä kannata tupata asiaan mukaan vastaamalla, ettei tiedä asiasta mitään.
– Yhdessä organisaatiossa CC-kentällä tulleet mailit menivät automaattisesti roskaposteihin, Aaltonen paljastaa.
Viestin tulisi olla suppeasanainen ja suora. Anna viestissä selkeät ohjeet. Älä sano, että tee asialle "vain jotakin", jos "vain jokin" ei kuitenkaan kelpaa. Muista vastatessasi realistinen aikataulu: älä lupaa valmista tuotosta kahden tunnin päähän, jos se kuitenkin menee ylihuomiseen.
– Rivien väliin mahtuu valtavasti tulkintoja. Tunteita ei pidä välittää meilillä. Sano asiat asioina, Aaltonen neuvoo.
– Se on pahinta, jos aletaan pohtia, että haa, tässä tarkoitetaan tätä ja tuota. Käytä mahdollisimman vähän täytesanoja. Jos kyseessä on konflikti, se hoidetaan kasvokkain.
Uusimmat
-
19:37
Superfuturistinen Cybertruck voi olla täysi floppi – Tesla-pomolla on kuitenkin myös suunnitelma B
-
19:32
Suomalaismies sai tuntea nahoissaan rattiin nukahtamisen seuraukset – poliisi paljastaa, miten tapahtumat seurasivat toisiaan: "Autokin syttyi palamaan"
-
19:26
Voimakas räjähdys Libanonin pääkaupungissa Beirutissa, viranomaisten mukaan aiheuttanut laajaa tuhoa – video näyttää räjähdyksen voiman
-
19:21
Mikä mieletön taidonnäyte – moninkertaisen olympiavoittajan temppu loksauttaa leukoja
-
19:02
Näinkö kasvomaskit meihin vaikuttavat? Tutkijat huomasivat mielenkiintoisen ilmiön
-
18:55
Suomen ennätystä jahtaavalla Kristiina Mäkelällä on suunnitelma, mutta hän ei kerro sitä: "Minun ei tarvitse miettiä"
-
18:36
Kovia sanoja F1-renkaiden kestävyydestä: "Kehitys ei ole pysynyt mukana"
-
18:31
Matti Vanhanen synkeänä talouden tilasta, mutta hankkisi koronarokotteen hinnasta riippumatta: "Maksoi mitä maksoi, minulla on kotona maskikin valmiina"
-
18:17
Näin syksyllä toimitaan, jos lähiopetusta ei voida järjestää – korkeakouluopiskelijoille luvassa poikkeuksellinen muutos opiskeluoikeuteen liittyen
-
18:16
Maisa Torppa julkaisi itsestään pysäyttävän kuvan sairaalasta – makaa sängyllä kasvomaski kasvoillaan: "Tämä on tän hetken realistinen tilanne"
-
18:08
Kuin yhdestä suusta – Max Verstappenilta ja Ferrari-tähdeltä Valtteri Bottaksen kannalta musertavaa tekstiä
-
18:03
Ammuskelussa kuolleen 12-vuotiaan tytön kuoleman tutkinta etenee Ruotsissa – poliisi julkaisi kuvan autosta, josta luodit ammuttiin
-
18:02
Onko kuva muokattu vai ei? Tämän naisen vyötärön ympärysmitta on vain 34,79 senttimetriä – kiistää huijaussyytökset
-
17:52
Pirelli avaa syyt Britannian GP:n hämmentäviin rengasepisodeihin
-
17:42
Ruotsin koronahahmo Anders Tegnell ylistää: "Meidän täytyy olla ylpeitä siitä, mitä olemme tehneet Ruotsissa" – maassa kolme uutta koronakuolemaa
-
17:31
78 siirtolaista pelastettiin ajelehtimasta Välimereltä – Maltan asevoimien partiovene toi ihmiset turvallisesti rantaan
-
17:04
TS: Alaikäistä epäillään lastenkodin työntekijän pahoinpitelystä sairaalakuntoon – tutkitaan tapon yrityksenä
-
17:03
"Markalla Oukkidoukkeja ja Merkkareita" – karkinsyönnissä tapahtunut oleellinen muutos 30 vuodessa, ja tästä on maahantuojan mukaan kyse
-
16:59
Ruotsin kansanterveyslaitoksen tiedotustilaisuus sai isolta mielenosoittajajoukolta kylmän vastaanoton: "Maskipakkoa ei mietitä Ruotsissa, vanhukset unohdettu"
-
16:59
Arman Alizad upeassa yhteiskuvassa rakkaansa kanssa – Senayn vauvamasu on pyöristynyt suloisesti
-
Lataa lisää