Yksi työntekijä kaipaa toimistossa rauhaa keskittyä töihinsä, toinen luottaa yhteistyöhön ja kolmas viettää suurimman osan työpäivistään muualla kuin työpaikalla. Näistä lähtökohdista suunnitellaan nykypäivän toimistot, joista pitää löytyä jokaiselle sopiva tila ja tapa työskennellä.
Kymmenisen vuotta sitten yrityksissä siirryttiin kilvan avokonttoreihin, joita pidettiin trendikkäinä, tasa-arvoisina ja edullisina. Ne eivät kuitenkaan sovi kaikkien työtehtävien hoitamiseen, sillä työtavat ovat muuttuneet.
– Staattinen työ hoituu parhaiten omassa huoneessa, kun taas esimerkiksi ideointiin tarvitaan yhteistyötilaa. Monitilatoimisto yhdistää perinteisen työhuonetoimiston ja avokonttorin parhaat puolet, kertoo tutkimuspäällikkö Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta.
Hyvässä toimistossa työntekijä pystyy itse valitsemaan, missä ja miten tekee töitä. Keskittymistä vaativaan työhön valitaan rauhallinen ja hiljainen tila. Jos työ taas on enemmän rutiininomaista, ympärillä voi olla ihmisiä. Lisäksi tarvitaan tilaa yhteistyölle.
Toimivan toimiston kivijalkana on hyvä ergonomia, jota kannattaa miettiä kolmesta eri näkökulmasta: fyysisestä, visuaalisesta ja sosiaalisesta.
– Jos töitä tehdään paljon yhdessä paikassa, tarvitaan säädettävät työpisteet. Myös työskentely monikanavaisessa virtuaaliympäristössä asettaa uusia vaatimuksia: mitä me näemme toimistossa, kun nostamme katseen ruudulta. Lisäksi tarvitsemme toisia ihmisiä, Nenonen listaa.
– Kun nämä kolme asiaa ovat kunnossa, työntekijät ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä ja sitä kautta myös tuottavampia.
Hyvällä suunnittelulla vältytään virheiltä
Toimistoissa on nyt alkamassa tilauudistusbuumi. Uudistuksen suunnittelussa lähdetään liikkeelle nykytilanteen kartoittamisesta: millainen toimisto on nyt ja millaisia puutteita siinä on, ja ketkä toimistossa työskentelevät. Samalla määritellään myös aikataulu ja budjetti.
– Pienet muutokset, esimerkiksi maalaustyöt, voi tehdä omin voimin, jos osaa valita maalin tyypin ja värisävyn oikein. Mutta isompiin muutoksiin kannattaa ottaa mukaan tilasuunnittelun ammattilainen, jotta vältytään virheiltä ja tilamuutosta katsotaan kokonaisuutena, sanoo sisustusarkkitehti Mari Järvenpää Lassila & Tikanojalta.
Usein virheitä tehdään heti uudistusprosessin alussa, kun työntekijöitä ei oteta muutokseen mukaan eikä heille kerrota riittävästi siitä, mitä ollaan tekemässä. Huonosta tiedonkulusta poikii epätietoisuutta, käytäväpuheita ja muutosvastarintaa.
– Yhtä yleisiä virheitä ovat esimerkiksi mittavirheet, kun esimerkiksi tilatut kalusteet eivät olekaan sopivan kokoisia. Tai sitten suunnitelmissa ei ole huomioitu rakennuksen rajoitteita ja erilaisia teknisiä rajoitteita. Usein myös unohdetaan akustiikka ja viihtyvyys, jotka olisivat hoidettavissa helposti hyvän suunnittelun avulla, Järvenpää kertoo.
Toimiston tilauudistus ei rajoitu vain konkreettisiin muutostöihin, vaan uusia tiloja pitää myös opetella käyttämään.
– Jos omasta työhuoneesta siirrytään yhteiseen tilaan tai vaihtuviin työpisteisiin, niiden käytöstä pitää sopia yhdessä: mihin laitetaan omat paperit, missä pidetään henkilökohtaisia tavaroita, miten tiloja varataan omaan käyttöön tai mitä tehdään, jos toimistossa on äänihäiriöitä, muistuttaa tutkimuspäällikkö Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta.