Yksi työntekijä kaipaa toimistossa rauhaa keskittyä töihinsä, toinen luottaa yhteistyöhön ja kolmas viettää suurimman osan työpäivistään muualla kuin työpaikalla. Näistä lähtökohdista suunnitellaan nykypäivän toimistot, joista pitää löytyä jokaiselle sopiva tila ja tapa työskennellä.
Kymmenisen vuotta sitten yrityksissä siirryttiin kilvan avokonttoreihin, joita pidettiin trendikkäinä, tasa-arvoisina ja edullisina. Ne eivät kuitenkaan sovi kaikkien työtehtävien hoitamiseen, sillä työtavat ovat muuttuneet.
– Staattinen työ hoituu parhaiten omassa huoneessa, kun taas esimerkiksi ideointiin tarvitaan yhteistyötilaa. Monitilatoimisto yhdistää perinteisen työhuonetoimiston ja avokonttorin parhaat puolet, kertoo tutkimuspäällikkö Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta.
Hyvässä toimistossa työntekijä pystyy itse valitsemaan, missä ja miten tekee töitä. Keskittymistä vaativaan työhön valitaan rauhallinen ja hiljainen tila. Jos työ taas on enemmän rutiininomaista, ympärillä voi olla ihmisiä. Lisäksi tarvitaan tilaa yhteistyölle.
Toimivan toimiston kivijalkana on hyvä ergonomia, jota kannattaa miettiä kolmesta eri näkökulmasta: fyysisestä, visuaalisesta ja sosiaalisesta.
– Jos töitä tehdään paljon yhdessä paikassa, tarvitaan säädettävät työpisteet. Myös työskentely monikanavaisessa virtuaaliympäristössä asettaa uusia vaatimuksia: mitä me näemme toimistossa, kun nostamme katseen ruudulta. Lisäksi tarvitsemme toisia ihmisiä, Nenonen listaa.
– Kun nämä kolme asiaa ovat kunnossa, työntekijät ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä ja sitä kautta myös tuottavampia.
Hyvällä suunnittelulla vältytään virheiltä
Toimistoissa on nyt alkamassa tilauudistusbuumi. Uudistuksen suunnittelussa lähdetään liikkeelle nykytilanteen kartoittamisesta: millainen toimisto on nyt ja millaisia puutteita siinä on, ja ketkä toimistossa työskentelevät. Samalla määritellään myös aikataulu ja budjetti.
