Virastojen kapulakielelle kyytiä - kansa haluaa selkeitä otsikoita ja "lämpöä"

Virkakielityöryhmä on saanut parin kuukauden aikana kansalaisilta noin 170 ehdotusta tai kokemusta virkakielen käytöstä.

– Moni haluaa viranomaispäätökset selkeämmiksi. Henkilö haluaa tietää mitä etuuksia hän saa tai ei saa, ja millä perusteilla. Usein kirjeen vastaanottaja ei ymmärrä päätöksessä olevia perusteluja, sanoo virkakielityöryhmän puheenjohtaja ja Kotimaisten kielten keskuksen johtaja Pirkko Nuolijärvi.

Kansalaiset toivoisivat viranomaisten lähettämiin kirjeisiin ja muihin teksteihin selkeää otsikointia, tärkeiden tekstikohtien korostamista sekä kuvia, kaavioita tai symboleja. Nuolijärven mukaan erityisesti tekstinasettelu on tärkeää, sillä tieto pitäisi löytyä heti tekstin alusta.

– Kuvia voisi käyttää etenkin silloin, kun henkilöä kehotetaan etsimään ja täyttämään tiettyjä lomakkeita, Nuolijärvi sanoo. – Kela on tietysti esimerkkinä hurja, koska se lähettää niin paljon kirjeitä. Se käyttää usein mallipohjaista kirjoittamista, kuten usein suurissa organisaatioissa. Tärkeä kehittämiskohde onkin se, kuinka saada kirjeiden mallipohjat ymmärrettäviksi.

Monet kansalaiset kokevat viranomaisten lähettämät kirjeet tylyinä. Toisinaan kirjeissä vastaanottajaa ei puhutella tai päätöksen perusteluksi on läväytetty pätkä lakitekstiä. Lisäksi myönteisempi termi "työnhakija" tuntuisi miellyttävämmältä kuin tyly sana "työtön". Osa kansalaisista pahoittaa mielensä myös isojen kirjaimien käyttämisestä, joka vaikuttaa tekstissä "huutamiselta" .

– Vika ei kuitenkaan aina ole kielessä vaan olosuhteissa. Ehkäpä ei ole riittävästi aikaa harkita, mitä kirjoitetaan. Ei pitäisi silti käyttää kieltä, joka etäännyttää lukijan.

Ruotsissa paremmin

Naapurimaassa Ruotsissa on tehty jo vuosia työtä virkakielen selkeyttämisen eteen. Esimerkiksi tuomioistuimissa, valtiopäivillä, maatalousvirastossa ja Ruotsin valtionpankissa on sitouduttu selkeän kielen ja tekstintuottamisen kehittämiseen. Joissakin valtionvirastoissa työskentelee erityisiä kielikonsultteja varmistamassa ymmärrettävän kielen toteutumisen. Toisaalla työntekijät on passitettu kielikoulutukseen.

Kun virasto on saavuttanut tavoitteensa selkeässä ruotsin kielessä, se saa palkinnoksi selkokielikristallin eli koriste-esineen, jonka virasto voi ylpeänä asettaa paraatipaikalle. Kotimaisten kielten keskuksen puheenjohtaja Pirkko Nuolijärvi toteaakin, että ruotsalainen virkamieskieli on ihmisläheisempää kuin Suomessa.

Eipä Suomikaan täysin pohjamudissa ryve. Virkamieskielityöryhmälle mieluisa yllätys oli se, että kansalaiset ovat kertoneet myös myönteisistä kokemuksistaan.

– Näkemykset ovat olleet eritteleviä ja analysoivia. Ihmiset ovat kertoneet hyvin realistisesti kokemuksistaan ja esittäneet parannusehdotuksia.

Erityisesti Verohallinto on saanut kiitosta siitä, että se on yrittänyt tehdä asiakkaalle lomakkeet, kuten verotuspäätösten muuttamisen, mahdollisimman selkeäksi.

Virkakielen parannusehdotusten ja hyvien esimerkkien keruulomake on Kotimaisten kielten keskuksen verkkosivuilla osoitteessa http://www.kotus.fi/.

Ehdotuksia voi tehdä elokuun 31. päivään asti.