Odotatko vastausta työsähköpostiisi heti? Ei kannattaisi

Ennen kuin aloitamme, on aika testata touhuaddiktiosi.

1. Kun saavut työpöytäsi ääreen aloittaaksesi päivän työt, istu alas. Katsele ulos ikkunasta tai suuntaa katseesi näyttöpäätteen tyhjään ruutuun.
2. Älä tee mitään. Älä puhu. Älä ratkaise ongelmia. Istu paikallasi tekemättä mitään.
3. Vietä näin kolme minuuttia.

No, miten meni? Onnistuitko?

Ei se mitään, ei moni muukaan. Jos tekemättömyys oli piinaavaa, kärsit niin sanotusta touhuaddiktiosta.

Rasmus Hougaard on harjoittanut ja opettanut mindfulnessia suuryrityksissä jo 1990-luvulla; hän on vetänyt yli 1500 kurssia aiheen tiimoilta ja on toinen Tilaa ajatella - Tehosta työtäsi mindfulnessin avulla -teoksen kirjoittajista. 

Touhuaddiktio tarkoittaa sitä, että haluat tekemästäsi välitöntä tyydytystä. Siksi töissä tulee tehtyä pikkujuttuja; asioita, joita voit suorittaa saman tien. Et siis tee asioita niiden tärkeyden vuoksi, vaan siksi, että haluat tuntea olevasi tärkeä, mieluiten heti.

Sen pohtiminen, minkä tekeminen olisi tärkeää ja edistäisi suurempia tavoitteita, jää taka-alalle.

Multitasking tuntuu niin ihanalta

Tieteen näkökulmasta tiedetään, että multitasking, siis monen asian tekeminen yhtä aikaa, on huonoa työntekoa. Kun ihminen "multitaskaa", hän on hitaampi ja stressaantuneempi. Luovuus vähenee samalla, kun virheet lisääntyvät.

Ongelmallista onkin se, että multitasking tuntuu niin ihanalta.

– Kun multitaskaamme, vapautamme aivoihimme dopamiinia. Meillä on tunne, että teemme paljon asioita. Emme tee, koska multitasking on taidemuoto, jossa ihminen tekee useita asioita yhtä aikaa huonosti, Rasmus Hougaard kuvaa.

Hougaardin yritys Potential Project on kouluttanut esimerkiksi Googlen, Ikean, Nokian ja American Expressin henkilöstöä laadukkaampaan työntekoon. 

"Alamme tehdä paljon pikkujuttuja sen sijaan, että keskittyisimme isoihin asioihin"

Aivot eivät  välitä siitä, että multitasking on pahasta. Niissä vapautuu dopamiinia, joka on kuin pieni, huumaava palkinto.

Dopamiini saa olon tuntumaan miellyttävältä. Jäämme koukkuun multitaskingiin.

– Alamme tehdä paljon pikkujuttuja sen sijaan, että keskittyisimme isoihin asioihin, Hougaard sanoo.

Hougaard uskoo, että nykyisin paine työpaikoilla on suurempi kuin koskaan. Sähköpostin sulkemisen hyödyistä puhutaan koko ajan, mutta samalla mailin sulkeminen tuntuu petokselta kaikkia muita työntekijöitä kohtaan – mailiinhan voisi hetkenä minä hyvänsä pingahtaa jotakin hyvin tärkeää.

Sähköpostin kolme kysymystä

1. Pitäisikö minun lähettää tätä viestiä ollenkaan? Onko kaikkia näitä ihmisiä pakko lisätä vastaanottajiin?

2. Sisältyykö viestiin tarpeeksi informaatiota, jotta se voidaan ymmärtää oikein?

3. Miten vastaanottaja ymmärtää viestini?

– Mielestäni  olemme luoneet suurimpaan osaan organisaatioista kulttuurin, joka vaatii jokaista jäsentään olemaan jatkuvasti paikalla, ja valmiina vastaamaan sähköpostiin. Se ei tuota vastauksia, vaan reaktioita. Jos odotan että sinä vastaat viestiini välittömästi, se merkitsee, etten anna sinulle aikaa keskittyä. Sinun täytyy jatkuvasti siirtää huomiotasi kaikkien huomiota vaativien ihmisten, viestien ja sähköpostien välillä. IT yhdistettynä luomaamme kulttuuriin luo tunteen siitä, että sähköpostin sulkeminen on petos muita kohtaan.

– Se, millainen maailma on, on yksi asia. Se, miten havainnoimme maailmaa, on toinen. Tutkimusten mukaan mindfulnessin harjoittaminen antaa suuremman kontrollin tunteen. Syy tähän on se, ettemme jää jumiin jatkuviin vaatimuksiin ajastamme ja huomiostamme, vaan meistä tulee tilanteen tarkkailijoita, jotka valitsevat, mihin haluavat ryhtyä.

Työpaikoille hyödyllistä olisi siis poistaa pelkkä reagoiminen ja tuoda tilalle aito läsnäolo ja todellinen vastaaminen.

– Kun tulet toimistoosi aamulla, käytä viisi minuuttia päivän töiden priorisoimiseen. Ole tiukka, suorastaan uskonnollinen prioriteeteissa pysymisen suhteen. Olemme alttiita hyppäämään pienten ongelmien kimppuun. Ja välttele mutitaskausta, Hougaard neuvoo.

Mutta firmathan pyörivät ja tahkoavat rahaa. Teemme tulosta, vaikka multitaskaamme. Silti Hougaard uskoo, että mindfulness-harjoittelusta olisi työpaikoille hyötyä. Miksi muutosta tarvitaan?

– Ihmisistä tulisi keskittyneempiä ja tuottavampia. Heidän hyvinvointinsa lisääntyy. Vain siksi, että asiat menevät hyvin, ei tarkoita, etteivätkö ne voisi mennä paremmin.

Kokeile vaikka tätä!

• Pidä 45 sekunnin tauko töistäsi kerran tunnissa. Älä tee mitään. Sinun ei tarvitse mennä mihinkään.
• Sulje silmäsi tai pidä ne auki – mikä sinulle parhaiten sopiikaan.
• Suuntaa huomiosi hengitykseesi. Suorita kolmeosainen hengityssarja:
  – Hengitä sisään hengityksesi huomioiden; hengitä ulos rentouttaen hartiasi, niskasi ja käsivartesi.
  – Hengitä sisään niin että keskityt sisäänhengitykseesi täysin; hengitä ulos keskittyen täysin uloshengitykseen.
  – Hengitä sisään selkeyttäen keskittymistäsi; hengitä ulos säilyttäen selkeys
• Lopeta harjoitus. Palaa töihin.

Touhuaddiktio-testi, mindfulness-harjoitus ja sähköpostittelun kolme kysymystä ovat lainauksia teoksesta Tilaa ajatella - Tehosta työtäsi mindfulnessin avulla (PS-kustannus)