Työelämässä ajanhallinta karkaa jatkuvien keskeytysten vuoksi helposti käsistä. Opettele helpot listausmetodit, joilla voit hallita työelämääsi helposti.
Tunnetko sinäkin sen – kiireen?
Kiire puskee eteenpäin, vaikka harva tietää, mihin oikeastaan on edes menossa, tai mitä haluaisi saavuttaa tekemisellään. Työelämässä ajanhallinta karkaa jatkuvien keskeytysten vuoksi helposti käsistä: asioita tehdään hätäisesti vain tekemisen vuoksi sen sijaan, että mietittäisiin omia tai yhtiön tavoitteita.
Kaikelle tälle voi panna stopin, uskoo työyhteisövalmentaja Kristiina Aaltonen.
Mihin voin vaikuttaa?
Aluksi mietitään sitä kaikkein suurinta asiaa: mikä on perustehtäväsi? Aaltonen kehottaa pohtimaan, täytyykö juuri sinun olla jokaisessa työprojektissa mukana, vai voisiko aikaa jakaa järkevämmin?
– Monesti lähden siitä, että millainen on sinun ihannetilasi. Millaisia haluaisit tyypillisten viikkojesi olevan? Kuinka paljon tekisit töitä, mitä saisit aikaiseksi? Monet sanovat tavoitteeksi, että lähtisi viideltä ainakin kolmena päivänä viikossa, enkä tekisi enää töitä kuuden jälkeen. Moni avaa läppäriä yhdeksän, kymmenen aikaan, Aaltonen kuvailee.
– Juuri ennen joulua kuulin yhdeltä esimieheltä, että hän ei löytänyt oman esimiehensä kanssa muuta aikaa, niin heillä oli kahdelta yöllä etäpalaveri.
Aaltonen kehottaa tekemään kolme listaa:
Mitkä ovat asioita, joihin voin vaikuttaa ja joita voin päättää?
Mitkä ovat asioita, joihin voin vaikuttaa, mutta joita en voi päättää?
Mitkä ovat asioita, joihin en voi vaikuttaa ja joita en voi päättää?
Voin vaikuttaa ja päättää -listaus.
– Ihmisen stressi tulee enimmäkseen siitä, että yritetään muuttaa asioita, joihin en voida vaikuttaa ja joita ei voida päättää, hän muistuttaa.
Listaan voi kirjata yksinkertaisia asioita aina lounaan valitsemisesta lähtien. Aina vaikutusmahdollisuuksia ei ole helppo löytää.
– Yksi sanoo, ettei tässä firmassa voi mihinkään vaikuttaa; siihen toinen, että juurihan minä vastasin henkilöstötyytyväisyyskyselyyn. Yksi sanoo, että säähän tai verotukseen ei ainakaan voi vaikuttaa; toinen toteaa siihen, että tulin bussilla töihin, olen mielestäni vaikuttanut ilmastonmuutokseen, Aaltonen kuvaa.
Hän suosittelee konkreettisia ajanhallintatyökaluja, joita on helppo seurata ja päivittää.
– Itse niin rakastan vanhaa Painonvartijoiden konseptia, jossa pannaan ylös kaikki, mitä syö ja juo. Mieli tuottaa yllättävän paljon sellaista, mikä ei ole totta. Pidä päiväkirjaa. Mihin aika oikeasti menee? Kuinka kauan tutkit netissä asioita, miten kauan teet sitä, tätä tai tuota, Aaltonen neuvoo.
Listaaminen aloitetaan heti aamulla. Lista voi olla simppelikin: kirjaa ylös mitä teit, koska tekeminen alkoi ja koska se päättyi. Listojen avulla näkee oman todellisuutensa ja esimerkiksi sen, viekö sosiaalinen media tai sähköposti naurettavan paljon aikaa tarpeellisuuteensa nähden.
Miten hallitsen kiirettä?
Eräs ajanhallintatyökalu on nimeltään Steven Coveyn malli.
Malli on nelikenttä, jossa listataan neljäntyyppistä tekemistä:
Kiireellistä
Ei-kiireellistä
Tärkeää
Ei niin tärkeää
Asiat sijoitellaan nelikenttään niin, että tärkeitä ja kiireellisiä ovat projektit, hankkeet ja ongelmat, jotka eivät voi odottaa hetkeäkään. Tärkeää mutta ei-kiireellistä ovat esimerkiksi ongelmien ehkäisy ja oman työtaidon kehittäminen.
Steven Coveyn malli.
Japanilainen Kanban-ajanhallinta on samantyyppinen työkalu.
Kanbanissa asiat listataan sarakkeisiin:
Project – hoidettava asia
Progress – sarakkeessa rastitaan listasta ne asiat, joita teet juuri nyt
Blocked – asia ei etene, koska odotetaan esimerkiksi neuvoja muilta työtovereilta
Done – sarake kertoo, että asia on valmis
Archived – jos olet tallentanut valmiin projektin johonkin, kerro se tässä
Kanban-listaus.
Listaa ensin kaikki asiat, joita sinulla on mielen päällä nyt. Kanbanissa ajatuksena on tehdä viittä, ja vain viittä, asiaa kerrallaan: jos uusi, yllättävä asia on pakko saada hoidettua, se syrjäyttää yhden viidestä.
Kun tärkeät ja vähemmän tärkeät asiat on listattu, on aika mietiskellä.
– Mietitään vuosikelloa, tai mietitään aikaa kesäkuun loppuun asti: mitä aiot oikeasti saada aikaan? Miten tiimin työn tai oman, henkilökohtaisen elämän saisi niin yksinkertaiseksi, että sen saisi ilmaistua yhdellä paperilla?
Miten haen työtä?
Mutta miten sitä muka voisi päättää, että saa vuoden loppuun mennessä uuden työn? Eihän sellaista tavoitetta voi saavuttaa vain listaamalla työpaikkoja.
Vaikka työtä ei voisikaan maagisesti taikoa itselleen, ajanhallinnasta on silti apua. Aaltonen kehottaa listaamaan konkreettiset asiat, joita ennen työpaikan saantia tulee tehdä.
Työn hakeminen: mitä pitää tehdä?
Päättää tavoite: mitä haluan tehdä?
Päivittää CV
Verkostoitua
Kouluttautua asiantuntijaksi omalla alalla
Laittaa SoMe-kanaviin tietoa siitä, että hakee työtä
Hakea työtä ilmoitusten perusteella
Hakea paikkoja, joita ei ole laitettu hakuun
Soittaa hakemusten perään: olen valtavan kiinnostunut firmastanne, voinko tulla juttelemaan?
Seuraavaksi mietitään, koska mikäkin asia hoidetaan. Ajat kirjataan ylös.
– SoMe -homman teen helmikuussa, ja tekeminen sisältää nämä asiat. CV:n päivitän tammikuussa. Tapaan kerran kuussa jonkun tutun ja kysyn, tietääkö hän töitä minun osaamiselleni. Jos haen kahteen paikkaan kuussa, on hakenut vuodessa 24 paikkaa, Aaltonen neuvoo.
Jos työn vaihtaminen ei hyvästä suunnittelusta huolimatta onnistu ensimmäisellä yrityksellä, ei kannata masentua. Työn sijaan voi päästä lähelle unelmaansa: esimerkiksi aiheeseen liittyvään koulutukseen tai hieman samantapaiseen työhön.
– Minulla on valmennettavia, jotka ovat tehneet ammatinvaihdon ja kolmen kuukauden päästä huomanneet, että ei vitsi, tämähän on ihan syvältä. Sitten työ löytyikin seuraavasta firmasta, tai sitä seuraavasta. Se on kuin letkajenkka: menet kaksi taakse ja kolme eteen.
