Joko olet ottanut nämä käyttöä helpottavat niksit käyttöön? 7 vinkkiä Gmailin käyttäjille

Alle listatuilla vinkeillä voi helpottaa muun muassa tietyn vanhan sähköpostiviestin löytymistä arkistojen aarteista sekä helpottaa tärkeiden viestien havaitsemista sähköpostitulvasta.

Wall Street Journal listasi seitsemän vinkkiä, joilla Gmail-sähköpostin käyttö helpottuu.

1. Opeta sähköposti luokittelemaan viestit oikein

Gmailissa saapuneet viestit voidaan luokitella automaattisesti eri kansioihin, mikä tekee oikeasti tärkeiden viestien löytämisestä sähköpostiin tulvivista mainoksista huomattavasti helpompaa. Viestien luokittelua voi myös edistää siirtämällä viestejä ”oikeisiin” kansioihin manuaalisesti. Näin sähköpostiohjelma oppii tunnistamaan tietynlaiset viestit sekä mapittamaan ne oikein.

2. Merkitse tärkeät viestit

Vastaamattomat, lukemattomat sekä tärkeät viestit muiden muassa kannattaa opetella merkitsemään omilla symboleilla ja väreillä. Gmailissa on myös valmiina symboleina tähtiä ja lippuja.

3. Löydä oikea viesti nopeasti

Gmailissa on haku-toiminto, jolla tietyn viestin löytäminen on nopeaa, mutta haku antaa myös usein paljon tuloksia. Haussa kannattaakin aina hyödyntää hakuehtoja, jotka voi määrittää pudotusvalikosta haun alta. Lisäksi haku-kentässä voi käyttää heittomerkkejä, kun haluaa tietyn lauseen löytyvän viestistä sekä minus-merkkiä, kun haluaa poistaa hakutuloksista tiettyjä sanoja.

4. Määritä pikavalintanäppäimet 

Gmail-sähköpostia iPhonella tai Androidilla käyttäessä voidaan määrittää tiettyjä pikavalintoja näppäimistöön. Tuorein ominaisuus sähköpostiohjelmaan ehdottaa samankaltaisiin viesteihin aiempien perusteella valmiita vastauksia, mikä nopeuttanee myös viesteihin vastaamista.

5. Vältä muotoiluvirheet

Kun sähköpostiin haluaa kopioida suoraan tekstin esimerkiksi Word-tiedostosta, muuttuu muotoilu helposti matkalla tekstiä liittäessä. Mikäli näppäinyhdistelmä Ctrl + Shift + V ei ole vielä tuttu, paina se mieleesi. Näin teksti liitetään sähköpostiin ilman muotoiluja.

6. Peruuta lähetetty viesti

Vahingossa liian aikaisin tai virheellisenä matkaan lähteneen viestin voi peruuttaa. Toiminto tulee kuitenkin ensin aktivoida sähköpostin asetuksista. Asetuksista voi myös määrittää, kuinka monta sekuntia lähettämisestä viestin voi vielä palauttaa. Ole siis nopea!

7. Muokkaa ulkoasua

Gmailin ulkoasua voi muokata asetuksista. Mene asetusten Labs-välilehdelle ja aktivoi esikatseluruutu. Näin sähköpostin avatessa näkee heti saapuneiden viestien lisäksi myös niiden sisällöt, mikä nopeuttaa uusien viestien lukemista.

Lähde: Wall Street Journal

***