Kommunikoi onnistuneesti sähköpostilla – näin saat tarvitsemasi avun

Sähköpostissa eivät välity äänensävyt, -painot tai ilmeet. Se on kuitenkin monille tärkeä työkalu asioiden hoitamiseen. Apua pitäisi osata pyytää tehokkaasti, mutta kuulostamatta röyhkeältä tai jäämättä kokonaan huomiotta.

Mieti ensin, soittaisitko sittenkin

Onko sähköposti ylipäätään oikea tapa asian hoitamiseen? On tietysti helpompaa klikata matkaan sähköinen viesti kuin tulla mahdollisesti torjutuksi henkilökohtaisemmin, mutta monet ihmiset itse asiassa auttavat mieluummin, jos vastapuoli soittaa heille. Tai jos mahdollista, menee tapaamaan kasvotusten. Aina se ei tietenkään ole käytännön syistä mahdollista.

Uskalla pyytää, mutta nätisti

Jos kainostelet avun pyytämistä, niin hyviä uutisia – esimerkiksi Stanford Business Schoolissa tehdyn tutkimuksen perusteella ihmisten on huomattu olevan vaistomaisesti halukkaita auttamaan toisia. Jopa kohteliaisuudesta vielä mitään ymmärtämättömät pikkulapset käyttäytyvät luonnostaan auttavaisesti, jos saksalaisen Max Planck -instituutin tiedemiesten havaintoihin on uskomista.

Halu auttaa kuitenkin katoaa, jos ihmiset vaistoavat tippaakaan kiittämättömyyttä. On siis löydettävä tasapaino itseluottamuksen ja vaativuuden väliltä. Voit olla hyvillä mielin siitä, että ihmiset oikeasti haluavat auttaa, mutta röyhkeän ylimieliseksi ei kannata muuttua.

Kirjoita hyvä otsikko

Anna sähköpostin otsikossa suora mutta kiinnostava vihje siitä, mitä viesti koskee. Älä liioittele asian kiireellisyyttä tai tärkeyttä kirjoittamalla Caps Lock pohjassa isoin kirjaimin – se on luotaantyöntävää.

Puhuttele nimeltä

On paljon helpompi jättää huomiotta viesti, joka aloitetaan sanomalla ”hei” kuin viesti, jossa tervehdystä jatketaan vastaanottajan nimellä: ”hei Timo”. Jälkimmäinen tapa menee henkilöä lähemmäs ja osoittaa, että vastaajaa pidetään muuna kuin sähköisenä automaattina.

Esittele itsesi

Kerro vastaanottajalle lyhyesti, kuka olet ja mitä teet. Älä jaarittele itsestäsi montaa riviä, sillä suuri tekstimäärä kavahduttaa viestin avaajaa.

Mene napakasti asiaan

Tee heti alussa selväksi, miksi lähestyt vastaanottajaa. Oleta, että viestin vastaanottaja on kiireisempi kuin sinä. Älä aloita jaarittelemalla ajatuksistasi pitkäpiimäisesti siinä toivossa, että vastaanottaja kyllä älyää, mitä hänen pitäisi tehdä auttaakseen sinua. Kysy apua ongelmaan tarkasti ja suoraan yhdellä lyhyellä kysymyksellä. Kun joudut itsekin miettimään asian tiivistämistä kysymykseen, tulet samalla pohtineeksi sitä tavalla, joka voi auttaa eteenpäin itsenäisesti.

Ota selvää ja ole henkilökohtainen

Lähetätkö saman sähköpostin listalliselle ihmisiä siinä toivossa, että joku heistä osaisi auttaa? Ei ehkä kannattaisi. Henkilökohtaiset sähköpostit yksittäisille ihmisille vievät toki enemmän aikaa, mutta lopputulos on yleensä parempi. Joukkosähköpostin vastaanottajat saattavat jättää vastaamatta sen takia, että eivät tunne siitä henkilökohtaista vastuuta vaan ajattelevat, että joku toinen kyllä tarttuu asiaan.

Ota myös selvää siitä, kenelle kirjoitat. Perehtymällä vastaanottajan nettisivuihin tai sosiaalisen median profiiliin voi onnistua muotoilemaan viestin sellaiseksi, että siihen halutaan vastata. Voit esimerkiksi kertoa lauseella-parilla hakevasi apua juuri tältä henkilöltä, koska hän on tutkinut asiaa tai kerryttänyt siitä käytännön kokemusta. Puhu kuin ihminen ihmiselle ja jos mahdollista, kerro myös, mitä hyötyä avun antamisesta voisi olla hänelle.

Colourbox.com

Varo herättämästä vastarintaa

Kieltomuoto ”ei” voi saada ihmiset kääntymään asiaa vastaan. Vaikka sellaiset ilmaisut kuin “tämä ei vie paljon aikaasi” tai “älä ota tästä paineita” on tarkoitettu nimenomaan lievittämään vastustusta ja nostamaan avun saamisen todennäköisyyttä, tosi asiassa niillä voi olla juuri päinvastainen vaikutus.

Ymmärtääksesi jujun kokeile seuraavaa: laske mielessäsi kymmeneen, mutta älä mieti sanaa ”sarvikuono” niin tehdessäsi.

Miten meni?

Tarkoitus oli tietenkin olla ajattelemasta sarvikuonoa, mutta lopputuloksena useimmat ihmiset eivät pysty saamaan juuri tuota sanaa pois päästään.

Kommunikoi siis sähköposteissa asiat niin kuin ne ovat, ei niin kuin ne "eivät ole". Tämä tarkoittaa negatiivisten ilmausten kääntämistä positiivisiksi. Älä sano ”se ei maksa sinulle mitään”, vaan ”se on ilmaista”. Käännä ”se vie vain viisi minuuttia aikaasi” muotoon ”haluaisin viettää viisi minuuttia kanssasi”. Vaihda ”älä epäröi ottaa yhteyttä” ilmaisuun ”ota minuun yhteyttä numerossa x”. Unohda fraasi ”tiedän sinun olevan kiireinen, mutta”, ja ala sen sijaan käyttää lausetta ”kunnioitan aikaasi, ja…”

Anna aikaraja, jos voit

Monet arkailevat aikarajan asettamista avunpyyntöihin. Vaikka röyhkeys ei kannata, määräajoista on paljon hyötyä. Kannattaa muistaa, että viestin vastaanottaja saa luultavasti paljon muitakin sähköposteja. Useimmat niistä loksahtavat kahteen kategoriaan: asiat, jotka täytyy hoitaa, ja ne vähän epämääräiset pyynnöt, jotka ehkä tehdään ajan salliessa. Ilman asetettua aikarajaa lähettämäsi viesti voi hyvinkin pudota kategorioista jälkimmäiseen. Olisikin tärkeää tietää, mihin mennessä johonkin asiaan on reagoitava. Auta omalta osaltasi vastaanottajaa asettamaan pyydetty tehtävä aikajanalle.

Tarkista oikeinkirjoitus

Varmista, ettei tekstissäsi ole kirjoitusvirheitä. Ensivaikutelma on tärkeä, ja jos viesti vilisee huonoa kielioppia, uskottavuutesi kärsii.

Odota viikko

Jos asialla ei ole kiirettä ja ensimmäiseen sähköpostiisi ei vastata, odota viikko. Palaa sitten asiaan yksinkertaisella viestillä – ”varmistan vain, että sait edellisen viestini”. Tällöin vastaanottaja tuntee syyllisyyttä vastaamatta jättämisestä ja vastaa pyyntöösi myönteisesti todennäköisemmin kuin jos olisit ärsyttänyt häntä lähettämällä päivittäisiä muistutusviestejä.

Kiitä ennen, välissä ja jälkeen

Kuten sanottu, kiittämättömyys tappaa avuliaisuuden. Vaikka ajattelisit kiitos-sanan kuluneen, ilman kiitoksia käyty keskustelu voi polttaa sillat minkään mahdollisesti tulevaisuudessa tarvittavan avun tieltä.

Kiitä jo etukäteen avusta ensimmäisessä viestissä, kiitä uudestaan kun sinua suostutaan auttamaan, ja kiitä vielä kerran, kun asia on saatettu loppuun. Todella hyvässä kiitoksessa huomioidaan toisen tekemät uhraukset ja kerrotaan, miten positiivinen vaikutus heidän avullaan on ollut.

Lähteet: Psychologytoday.com, 99u.com, Lifehacker.com, Awesomelytechie.com