Sähköpostissa eivät välity äänensävyt, -painot tai ilmeet. Se on kuitenkin monille tärkeä työkalu asioiden hoitamiseen. Apua pitäisi osata pyytää tehokkaasti, mutta kuulostamatta röyhkeältä tai jäämättä kokonaan huomiotta.
Mieti ensin, soittaisitko sittenkin
Onko sähköposti ylipäätään oikea tapa asian hoitamiseen? On tietysti helpompaa klikata matkaan sähköinen viesti kuin tulla mahdollisesti torjutuksi henkilökohtaisemmin, mutta monet ihmiset itse asiassa auttavat mieluummin, jos vastapuoli soittaa heille. Tai jos mahdollista, menee tapaamaan kasvotusten. Aina se ei tietenkään ole käytännön syistä mahdollista.
Uskalla pyytää, mutta nätisti
Jos kainostelet avun pyytämistä, niin hyviä uutisia – esimerkiksi Stanford Business Schoolissa tehdyn tutkimuksen perusteella ihmisten on huomattu olevan vaistomaisesti halukkaita auttamaan toisia. Jopa kohteliaisuudesta vielä mitään ymmärtämättömät pikkulapset käyttäytyvät luonnostaan auttavaisesti, jos saksalaisen Max Planck -instituutin tiedemiesten havaintoihin on uskomista.
Halu auttaa kuitenkin katoaa, jos ihmiset vaistoavat tippaakaan kiittämättömyyttä. On siis löydettävä tasapaino itseluottamuksen ja vaativuuden väliltä. Voit olla hyvillä mielin siitä, että ihmiset oikeasti haluavat auttaa, mutta röyhkeän ylimieliseksi ei kannata muuttua.
Kirjoita hyvä otsikko
Anna sähköpostin otsikossa suora mutta kiinnostava vihje siitä, mitä viesti koskee. Älä liioittele asian kiireellisyyttä tai tärkeyttä kirjoittamalla Caps Lock pohjassa isoin kirjaimin – se on luotaantyöntävää.
Puhuttele nimeltä
On paljon helpompi jättää huomiotta viesti, joka aloitetaan sanomalla ”hei” kuin viesti, jossa tervehdystä jatketaan vastaanottajan nimellä: ”hei Timo”. Jälkimmäinen tapa menee henkilöä lähemmäs ja osoittaa, että vastaajaa pidetään muuna kuin sähköisenä automaattina.
Esittele itsesi
Kerro vastaanottajalle lyhyesti, kuka olet ja mitä teet. Älä jaarittele itsestäsi montaa riviä, sillä suuri tekstimäärä kavahduttaa viestin avaajaa.
Mene napakasti asiaan
Tee heti alussa selväksi, miksi lähestyt vastaanottajaa. Oleta, että viestin vastaanottaja on kiireisempi kuin sinä. Älä aloita jaarittelemalla ajatuksistasi pitkäpiimäisesti siinä toivossa, että vastaanottaja kyllä älyää, mitä hänen pitäisi tehdä auttaakseen sinua. Kysy apua ongelmaan tarkasti ja suoraan yhdellä lyhyellä kysymyksellä. Kun joudut itsekin miettimään asian tiivistämistä kysymykseen, tulet samalla pohtineeksi sitä tavalla, joka voi auttaa eteenpäin itsenäisesti.
