Vanhassa asunnossa on hyvä tilaisuus ottaa käyttöön asunnon huoltokirja viimeistään siinä vaiheessa, kun on saatu valmiiksi joku iso remontti. Asioiden ollessa vielä tuoreessa muistissa ne on helppo merkitä ylös: mitä tehtiin, milloin tehtiin, kuka teki. Varmennukseksi otetaan tekijän allekirjoitus. Lisäksi on syytä laatia myös materiaaliluettelo, jossa mainitaan käytettyjen aineiden ja tarvikkeiden tarkan nimen ja tyypin lisäksi hankintapaikka. Esimerkiksi tapetista kirjataan malli ja painosnumero tai sitten otetaan yksinkertaisesti rullassa ollut etiketti talteen ja kiinnitetään se huoltokirjan liitteeksi.
Kuvassa näkyvä huoltokirja on nimeltään "Pientalon päiväkirja" ja sen täyttäminen alkaa uudisrakentamisessa jo suunnitteluvaiheessa. Siihen merkitään kaikkien suunnittelijoiden nimet ja yhteystiedot ja hankkeen edetessä samat tiedot myös urakoitsijoista. Kirjassa on valmiit paikat merkinnöille siitä, mitä materiaaleja on käytetty. Mikään ei kuitenkaan estä tämän käyttämistä myös vanhassa kohteessa, jolloin siihen täytetään uusien toimenpiteiden lisäksi - mahdollisuuksien mukaan - myös rakennus- ja huoltohistoria.
Huoltokirjoja on monenlaisia, käsin pidettävien lisäksi löytyy tietokoneella täytettäviä ohjelmia. Kerrostaloihin on omansa. Isommissa asunto-osakeyhtiöissähän tällaisen pitäminen on tyypillisesti isännöitsijän työtä. Pienemmissä kohteissa puolestaan olisi hyvä, jos kussakin asunnossa olisi oma huoltokirjansa ja lisäksi yksi yhtiölle, sen omiin remontteihin. Tästä on hyötyä monessa yhteydessä - kun esimerkiksi kuntotarkastaja joudutaan kuitenkin aikanaan kutsumaan paikalle, hän saa niiden perusteella oikein hyvät perustiedot lähtökohdaksi työlleen.
(JKA 9.12.2005)