Pitääkö työsähköposteihin vastata heti? Asiantuntija ottaa kantaa

Tekniikka kehittyy valtavan nopeasti. Vasta muutama vuosi sitten yleistynyt älypuhelin on nyt jo itsestäänselvyys. Netin, sähköpostin ja Facebookin sisältävä laite kuin pieni lottovoitto, jolla voi saada viihdykettä koko ajan – jopa niin paljon, että ähky uhkaa.

– Ajatellaan vaikka niin, että saat yhtäkkiä ihan hirveästi rahaa. Ei ole ollut rahaa, ja sitten saat sitä ihan hirveästi. Ajattelet, että ei vitsi, voin ostaa ihan mitä haluan! Vähän aikaa ostelet kaikkea, kunnes tulee olo, että kuule, ei tämä tunnukaan hirveän hyvältä, kuvaa SannaWikström, kommunikaatiokouluttaja ja yksilövalmentaja.

– Elämme varmaan sellaista vaihetta, jossa älypuhelin on tullut rikastumisvaiheeseen ja sä olet ihan fiiliksissä, että vau, saan kaikkea ja pystyn olemaan online-tilassa koko ajan! Puhelimen kautta kaikki tieto on saatavilla. Puhelimessa on telkkari, tekstiviestit, sähköpostit, Facebook. Kaikki on online.

Ja niin todella on – koko ajan. Kännykkää vilkuillaan häissä, ravintolaillallisilla, juhlissa, palavereissa ja jopa lounaalla – siis virallisen, sallitun tauon aikana. Miksei nykyihminen voi olla tuntia ilman puhelinta?

– Se kertoo paitsi keskittymiskyvyn puutteesta, myös siitä, ettei vain ole tullut kiinnitettyä huomiota asiaan. Kun en katso, miten toimin, en huomaa, että katson puhelinta koko ajan. Ihminen ei välttämättä huomaa, että on riippuvainen puhelimesta koko ajan, Wikström toteaa.

Wikströmin mukaan moni ajattelee, että sähköpostiin pingahtavat työtehtävät tulee hoitaa heti, kellonajasta ja -paikasta riippumatta. Aiemmin sähköposti oli kommunikaatiovälineenä hitaampi: nyt paniikki uhkaa, jos vastausta ei kuulu yhdessä päivässä.

– Monesti asioita hoidetaan Facebookin chatissa siksi, että ne saadaan kommunikoitua nopeasti. Mutta kumpi on tärkeämpää: se palaveri, se ihminen, joka on läsnä, vai hoidettava asia? Pitääkö sähköpostiin vastata heti?

Wikström kehottaa käymään keskustelua oman itsen kanssa: jos nyt keskityn ja käytän tunnin raportin kirjoittamiseen, onko mitään sellaista asiaa, joka saa keskeyttää minut? Onko mitään niin tärkeää asiaa, että se pitää hoitaa heti? Jos on, onko juuri tämä tunti oikea aika raportin kirjoittamiselle?

Wikström muistuttaa, että työ on tehotonta, jos sähköpostit ja Facebook häiritsevät koko ajan.

– Jos olet päässyt flow-tilaan ja se tullaan keskeyttämään, et välttämättä pääse siihen heti takaisin. Jos olet palaverissa ja joku sanoo, että sori, joudun nyt vastaamaan puhelimeen, se katkaisee flow'n saman tien. Ja voi olla, ettei siihen samaan tilaan enää päästä.

Missä olet?

Entä, jos työkaveri on kasvanut kiinni kännykkäänsä ja räpeltää iPadia kesken palaverin? Wikströmin mukaan puhelimen jatkuvasta huomioinnista voi syntyä olo, ettei toista ihmistä kiinnosta juuri käsillä oleva palaveri tai muu tilanne.

– Voi olla vaikeaa sanoa asiasta asiakkaalle tai pomolle. Voi olla sellainenkin tilanne, että on pakko käyttää puhelinta, koska kaikki muistiinpanovälineet ovat siellä, Wikström miettii.

– Tässä tilanteessa voi sanoa, että mulla on tämä laite eikä ole tarkoitus olla epäkohtelias, mutta kirjoitan muistiinpanot tänne. Tämä luo luottamusta ja istuttaa myös muistiinpanoja kirjoittavan ihmisen tilanteeseen, jossa iPad on vain väline, jolla asiat saadaan hoidettua.

Wikströmin mukaan jatkuvasta puhelimen tarkkailusta voi huomauttaa helpolla tavalla.

– Itse saatan kysyä: hei, missä sä oot? Herätellä siihen, että olen täällä kanssasi, on ihana nähdä sua, olla sun kanssa.

Puhelimet narikkaan!

Pitäisikö puhelimet jopa jättää narikkaan töissä? Wikströmin mielestä asiasta voisi keskustella ja miettiä, mitä puhelin tekee työnteolle, työteholle ja millaisia ongelmia jatkuvat keskeytykset aiheuttavat. Työpaikalla voi myös pohtia, onko taukoja tarpeeksi.

– Eräässä tutkimuksessa todettiin, että Facebook kuormittaa aivoja paljon enemmän kuin tavallinen työ. Jos ajattelet, että olet ansainnut nyt tauon ja käyt Facebookkaamassa, niin se on näennäinen tauko työhön, muttei suinkaan lepoa. Pitäisi ymmärtää, mikä levon tai pienen tauon merkitys on: sen, että oikeasti lepuuttaa aivoja. Jos tällaista keskustelua käytäisiin työpaikoilla, tulisi ehkä kiinnitettyä huomiota asiaan. Ehkä joku heräisi siihen, paljonko puhelin vie huomiota.

Mainostajatkin ovat huomanneet aina saatavilla olevan netin ylivallan. Esimerkiksi suklaapatukoistaan tunnettu Kit Kat on tuonut Amsterdamiin penkkejä, jotka blokkaavat Wi-Fi-signaalit. Neljän tunnin työpäivään pyrkivällä sivustolla käskettiin tarkistaa sähköpostit vain tunnin välein. Hulluutta, huudahtaa moni! Ei töissä voi jättää maileja lukematta!

– Jossain vaiheessa mietin, pitäisikö laittaa sähköpostivastaus, että vastaan maileihin perjantaisin. Ihan vain sen takia, ettei tarvitse olla suuntautuneena sähköpostiin, vaan voin keskittyä siihen, mitä teen. Huomaan, että kun kaikki kanavat ovat puhelimesta auki, esimerkiksi kirjoittaminen on tosi vaikeaa, Wikström toteaa.

Kohtaa toinen ihmisenä

Wikström muistuttaa läsnäolon tärkeydestä: vaikka kommunikointi tapahtuu sähköpostilla, kirjoittajan täytyy olla läsnä postin vastaanottajalle.

– Vasta läsnäolon jälkeen tulee asia, josta kommunikoidaan. Muuten mailailu menee sanojen räiskimiseen, ja se ei ole kommunikaation ydintarkoitus. Toiselle ihmiselle on paljon merkityksellisempää tulla kohdatuksi ihmisenä. Kannattaa huomioida asioita, miettiä: tapasin tämän ihmisen vuosi sitten ja se kertoi, että golfaa. Kysynkin siltä, miten golfit ovat menneet.

Wikström kehottaa käymään perinteistä keskustelua. Olisi tärkeää viestittää ihmiselle, että hän on tärkeä myös ihmisenä, ei pelkästään hyödyn välineenä.

– Työelämässä on paljon sellaista kommunikaatiota, jossa ajatellaan, että asiakkaasta ja toisista työntekijöistä hyödytään jollain tavalla. Mutta pohjimmiltaan kommunikaatio ei voi koskaan tyydyttää meitä, jos se perustuu pelkästään hyötymiseen.

Wikströmin mukaan moni on lisäksi jo tottunut siihen, että puhelinta tarkastellaan vähän väliä. Kyse ei ole monen mielestä loukkauksesta.

– Paljon näkee pariskuntia, jotka odottavat ruokaa ja samalla viestittelevät. Se on sanomaton sopimus siitä, että paetaan molemmat, Wikström pohtii.

– Jos parisuhde on kunnossa ja olet oikeasti kiinnostunut siitä, mitä toiselle kuuluu ja mitä se ajattelee, kyllä mieluummin kommunikoit kumppanin kanssa kuin puhelimen kanssa.

Maria Aarnio, maria.aarnio(at)mtv.fi

Lue myös:

Täydellinen offline-tila löytyy sähköä johtavasta häkistä

Ericsson ennustaa rajua kasvua älypuhelinkäytölle