Pienyrittäjä, näin taltutat kassavirtaongelmat – 5 vinkkiä
Julkaistu 18.01.2019 08:39
KAUPALLINEN YHTEISTYÖ: ZERVANT
Jopa kaksi kolmesta suomalaisesta pienyrityksestä kaatuu kassavirtaongelmien takia. Näillä asiantuntijoiden vinkeillä kassavirta pysyy hallinnassa.
Raha-asioiden suunnittelu unohtuu helposti pienyrityksiltä, mikä johtaa pahimmillaan konkurssiin. Kysyimme asiantuntijoilta, kuinka pitää huolta kassavirrasta.
1. Suunnittelu on kaiken A ja O
Kannattavakin liiketoiminta voi joutua vaikeuksiin, jos kassavirran hallinta ei onnistu. Syyt yritysten konkurssiin ei välttämättä ole liiketoimintaan liittyvät ongelmat, vaan konkurssi voi johtua siitä, ettei kassavirtaa ole suunniteltu.
– Tutkimusten mukaan jopa kaksi kolmesta pienyritysten konkursseista Suomessa johtuvat kassavirtaongelmista, vahvistaa Itä-Suomen yliopiston laskentatoimen ja rahoituksen professori Mervi Niskanen.
Monelle pienyrittäjälle tulee yllätyksenä esimerkiksi se, että liiketoiminnan kasvaessa voimakkaasti rahat voivat loppua kasvun takia. Näin käy, jos tulevat ja lähtevät maksut eivät ole tasapainossa. Ongelmien välttämiseksi Niskanen suosittelee varmistamaan, että turvana on rahat kahden tai mieluiten kolmen kuukauden liikekulujen kuittaamiseen sekä kehottaa seuraamaan kassavirran tapahtumia päivittäin.
– Valitettavasti raha-asioiden suunnittelu unohtuu monilta pienyrityksiltä: kirjanpitäjälle lähetetään kuitit ja katsotaan vasta sitten, miten meni.
Kassabudjetin tekeminen on Niskasen mukaan yksi tehokkaimmista keinoista välttyä kassavirtaongelmilta.
– Budjetin ei tarvitse olla tarkka, mutta jonkinlainen arvio on hyvä olla olemassa, että yrittäjä tietää, milloin rahaa tulee kassaan ja mitä kaikkea on maksettava itse.
Kassabudjetin avulla on helppo huomata esimerkiksi jaksot, jolloin rahat eivät riitä. Kun jaksot ovat tiedossa ajoissa, yrittäjän on helppo lähteä neuvottelemaan maksuehdoista esimerkiksi pankin tai tavarantoimittajan kanssa.
2. Tunnista sopimuskumppaneihin liittyvät riskit
Jotta kassavirtojen hallinta onnistuu, on tärkeää tiedostaa sopimuskumppaneihin liittyvät riskit, kertoo laskentatoimen professori (ma.) Hannu Ojala Aalto-yliopistosta ja Tampereen yliopistosta.
Pienyrittäjän kannattaa varmistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä esimerkiksi se, onko sopimuskumppani rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi ja palkanmaksajaksi. Yksityishenkilöiden verotettavia tuloja koskevat tiedot taas ovat saatavilla verottajalta.
– Näiden tietojen avulla yrittäjä voi täsmentää arviotaan sopimuskumppaninsa vakavaraisuudesta, Ojala kertoo.
Patentti- ja rekisterihallituksesta on saatavilla osakeyhtiöiden viimeiset tilinpäätökset. Sopimuskumppaneiden luottokelpoisuuden voi puolestaan tarkistaa verkkopalveluiden avulla.
Jos yrittäjä huomaa, että sopimuskumppanit maksavat laskunsa viiveellä ja yrittäjällä on huoli kassavirtakriisistä, asiasta kannattaa olla ajoissa yhteydessä verottajaan.
– Likviditeettivaikeuksia kohdatessa on syytä ottaa yhteyttä verottajaan ja pyrkiä sopimaan joustosta esimerkiksi arvonlisäveron maksuun, Ojala neuvoo.
3. Ulkoista kaikki mahdollinen
Jos yritystä pyörittää yksin, tekemistä on luonnollisesti paljon. Moni asia on kuitenkin ulkoistettavissa. Sekä Niskanen että Ojala korostavat ulkoistamisen merkitystä.
– Jotta yrittäjä saa oman ydinosaamisensa käyttöönsä, hänen kannattaa ulkoistaa kaikki osaamisalueensa ulkopuoliset asiat, kuten talous- ja verosuunnittelu, Ojala kehottaa.
Yrittäjän on kuitenkin hyvä olla tarkkana, kenelle hän ulkoistaa taloushallintonsa ja verosuunnittelunsa.
– Hiljattain tehdyn haastattelututkimuksen mukaan taloushallinnon palveluntuottajien laadussa on suuria eroja. Turvallinen vaihtoehto on käyttää Taloushallintoliiton auktorisoimia tilitoimistoja, joiden toimintaa valvotaan, Ojala neuvoo.
4. Hoida maksuehdot kuntoon
On tärkeää huolehtia siitä, että laskujen maksuehdot ovat varmasti kunnossa.
– Tavarantoimittajien kanssa kannattaa yrittää sopia maksuajat mahdollisimman pitkiksi ja asiakkaiden kanssa lyhyiksi, Ojala sanoo.
Suomessa tilanne on hyvä moneen muuhun maahan verrattuna, sillä maksuehtoja noudatetaan.
– Suomi on ollut pitkään poikkeava maa, sillä yritykset maksavat laskut lähes aina maksuehdon mukaan. Muualla maailmassa maksuehdon noudattaminen ei ole näin voimakasta, Niskanen kertoo.
Myös Ojala on törmännyt vastaavaan. Nopeat maksuajat eivät kuitenkaan aina toteudu Suomessakaan.
– Joissakin tilanteissa suuret yhtiöt käyttävät neuvotteluasemaansa valitettavasti niin, että pienyrittäjille syntyy likviditeettiongelmia, Ojala sanoo.
Palveluita myydessä kannattaa hyödyntää varaus- tai ennakkomaksuja, jos suinkin mahdollista. Esimerkiksi valokuvaajan on järkevää pyytää varausmaksua ensi kesän hääkuvauksesta tai ravintolayrittäjän hääjuhlasta.
5. Tee laskutuksesta helppoa
Oikein valitut ohjelmat helpottavat pienyrittäjän arkea. Kun laskutuksesta tehdään helppoa, säästyy aikaa muuhun tärkeään tekemiseen.
– Myös yrittäjien asiakkaat arvostavat laskujen maksamisen vaivattomuutta, kertoo laskutusyritys Zervantin toimitusjohtaja Mattias Hansson.
Sujuvasta laskutuksesta on selvää hyötyä yrittäjillekin.
– Zervantin laskutusdatasta käy ilmi, että laskujen keskimääräinen maksuaika on ainoastaan kaksi päivää, kun yrittäjä tarjoaa asiakkaalleen mahdollisuutta maksaa laskut pankki- tai luottokortilla.
Vuonna 2010 perustettu suomalainen Zervant tarjoaa apua kassavirran hallitsemiseen laskutusohjelmalla, jonka avulla yrittäjä voi kirjata ja laskuttaa tekemänsä työtuntinsa näppärästi verkossa. Laskut voidaan lähettää asiakkaille joko verkkolaskuina, postitse tai sähköpostilla.
– Kun avoimet, erääntyneet ja maksetut laskut ovat näppärästi seurattavissa yhdessä näkymässä, yrittäjän on helppo tunnistaa proaktiivisesti mahdolliset kassavirtahaasteet ja tehdä tarvittavat toimenpiteet, Hansson sanoo.
Zervant
Pienyrittäjille suunnatun Zervant-laskutusohjelman avulla verkkolaskujen luominen ja lähettäminen onnistuu hetkessä.
Suomalaisyritys Zervant on valittu Pohjoismaiden lupaavimmaksi rahoitusalan Fintech-startupiksi.
Tällä hetkellä Zervantin päämarkkina-alueet ovat Suomi, Ruotsi, Ranska, Saksa ja Iso-Britannia.
