Tietosuoja ja henkilötietojen luovutus taloyhtiössä

Lähtökohtana on se, että kun taloyhtiöt kirjaamat tiedot taloissa asuvista henkilöistä ovat henkilötietolain alaisia henkilörekistereitä. Niitä on käsiteltävä huolellisesti.

Henkilörekisteriselosteeseen merkittävien tietojen vähimmäistaso on määritelty henkilötietolain 10 §:ssä.

- Tietoja luovutetaan ainoastaan lain sallimissa rajoissa. Taloyhtiön tiedostoissa ei muutenkaan ylläpidetä sellaisia tarpeettomia tietoja, joita ei tarvita hallinnon hoitamiseen tai joita laki ei edellytä. Suoraan lainmukainen velvoite on ainoastaan osakeluettelo: mitä osakkeita kukin omistaa. Sen on oltava jokaisen nähtävissä, valottaa Suomen Kiinteistöliiton johtava lakimies Helena Kinnunen.

• Tiedot osakeluettelossa
• osakkeenomistajan nimi ja postiosoite
• henkilöiden syntymäajat

- Asukasluettelo puolestaan on oikeastaan yhtiön sisäistä hallintoa varten. Sen jälkeen kuin kotikuntalaki tuli voimaan, tällaista asukasluetteloa - tai talonkirjan pitämisvelvoitetta - ei lainsäädännössä ole ollut.

• Tiedot asukasluettelossa
• nimi
• henkilötunnus

Mitä tietoja taloyhtiön osakas voi saada?

- Osakeluettelon ja kopion yhtiön kuluista. Samoin erilaisia yhtiön hallintoon liittyviä asiakirjoja, kun niitä käsitellään esimerkiksi varsinaisessa yhtiökokouksessa - tilinpäätös asiakirjat ja tuloslaskelman taseet. Mutta siinäpä ne siten ovatkin. Asukasluettelosta hän voi katsoa omat tietonsa mutta ei muiden asukkaiden.

• Osakas voi saada seuraavat tiedot:
• osakasluettelo
• omat tiedot asukasluettelossa
• yhtiökokousasiakirjat

Joka Kodin Asuntomarkkinoillekin on tullut paljon kyselyitä siitä, ovatko taloyhtiön hallituksen pöytäkirjat julkisia. Vastaus on siinä mielessä yksiselitteinen, että ne ovat julkisia vain siltä osin kuin hallitus itse päättää. Kinnunen:

- Hallituksen kokous päättää itse, missä laajuudessa julkistaa omia pöytäkirjojaan. Silloin hallituksen on kuitenkin huolehdittava siitä, että pöytäkirjoissa joita aiotaan jakaa laajemmin ei ole arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tietoja yhtiöstä tai osakkaista.

Kaupparekisteriä varten taloyhtiön on annettava tiedot hallituksen jäsenistä, tilintarkastajista ja isännöitsijästä. Pelastuslaki puolestaan edellyttää, että taloyhtiön suojeluvastaavalla on tiedot asukkaista ja heidän pelastustarpeistaan. Hän tarvitsee lähinnä määrätietoja siitä, kuinka paljon talossa on liikuntarajoitteisia henkilöitä ja missä he asuvat.

Turvallisuusvaatimusten kasvaessa yhä enemmän valvontakameroita on alkanut ilmestyä myös taloyhtiöihin. Mitä tahansa ei kuitenkaan saa kuvata.

Raja kulkee porraskäytävässä. Se kuuluu vielä kotirauhan piiriin ja niihin saa asentaa valvontakameroita ainoastaan jokaisen asukkaan suostumuksella. Jos mennään asentamaan valvontakameroita kiinteistön ulkopuolelle, ei varsinaisia lupia tarvita. On kuitenkin muistettava, että sellaisen valvontakameran olemassa olosta täytyy ilmoittaa. Kinnunen muistuttaa, että tallentavaa kameraa koskevat henkilörekisterin säädökset:

- Siitä on tehtävä seloste ja ilmoitettava tietosuojavaltuutetulle, että tällainen on. Ulkopuolella olevia kameroita ei saa kytkeä näihin taloyhtiön sisäisiin verkkoihin, sillä sitä kuvaa ei jokainen osakkeenomistaja saa katsoa.