Esimerkiksi tietosuojavaltuutetulle on tullut paljon kysymyksiä siitä, minkälaisia tietoja asukkaista ja osakkaista saa ja pitää antaa. Pelisääntöjä on syytä täsmentää.
Lähtökohtana on se, että kun taloyhtiöt kirjaamat tiedot taloissa asuvista henkilöistä ovat henkilötietolain alaisia henkilörekistereitä. Niitä on käsiteltävä huolellisesti.
Henkilörekisteriselosteeseen merkittävien tietojen vähimmäistaso on määritelty henkilötietolain 10 §:ssä.
- Tietoja luovutetaan ainoastaan lain sallimissa rajoissa. Taloyhtiön tiedostoissa ei muutenkaan ylläpidetä sellaisia tarpeettomia tietoja, joita ei tarvita hallinnon hoitamiseen tai joita laki ei edellytä. Suoraan lainmukainen velvoite on ainoastaan osakeluettelo: mitä osakkeita kukin omistaa. Sen on oltava jokaisen nähtävissä, valottaa Suomen Kiinteistöliiton johtava lakimies Helena Kinnunen.
- Tiedot osakeluettelossa
- osakkeenomistajan nimi ja postiosoite
- henkilöiden syntymäajat
- Asukasluettelo puolestaan on oikeastaan yhtiön sisäistä hallintoa varten. Sen jälkeen kuin kotikuntalaki tuli voimaan, tällaista asukasluetteloa - tai talonkirjan pitämisvelvoitetta - ei lainsäädännössä ole ollut.
- Tiedot asukasluettelossa
- nimi
- henkilötunnus
Mitä tietoja taloyhtiön osakas voi saada?
- Osakeluettelon ja kopion yhtiön kuluista. Samoin erilaisia yhtiön hallintoon liittyviä asiakirjoja, kun niitä käsitellään esimerkiksi varsinaisessa yhtiökokouksessa - tilinpäätös asiakirjat ja tuloslaskelman taseet. Mutta siinäpä ne siten ovatkin. Asukasluettelosta hän voi katsoa omat tietonsa mutta ei muiden asukkaiden.
