Yhtiökokouksen valmistelu taloyhtiössä

Alkaa olla jälleen se aika vuodesta, jolloin taloyhtiöissä valmistellaan yhtiökokouksia. Valitettavan harvat osakkeenomistajat vaivautuvat osallistumaan niihin, vaikka niissä tehdään osakkaiden omaisuuden kannalta ratkaisevan tärkeitä päätöksiä.

– Taloyhtiön päätökset tehdään yhtiökokouksessa, joka on sen ylin päättävä elin. Siellä kullakin osakkaalla on oikeus vaikuttaa asioihin, eli juuri siellä hän käyttää päätösvaltaansa, tähdentää lakimies Annika Kemppinen Kiinteistöliitto Uusimaasta.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään ainakin asunto-osakeyhtiölaissa määrätyistä asioista, muun muassa talousarviosta ja yhtiövastikkeesta sekä tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä on yleensä luettelo asioista, joita yhtiökokouksen pitää käsitellä.

Yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita:

Tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta

Hallituksen vastuuvapaus

Talousarvio uudelle tilikaudelle

Hallitus ja tilintarkastajat uudelle tilikaudelle

Viime kädessä taloyhtiön hallitus päättää, mitä asioita yhtiökokouksessa käsitellään. Osakkeenomistajatkin voivat olla asiassa aktiivisia ja ehdottaa tietyn asian käsittelyä, Kemppinen neuvoo:

– Osakkeenomistajan pitää vaatia hallitukselta kirjallisesti asian käsittelemistä yhtiökokouksessa. Vaatimus pitää toimittaa hallitukselle niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Hallituksella on jonkinlainen harkintavalta siinäkin, minkä tyyppisiä asioita yhtiökokoukseen tuodaan – sen pitää olla sellainen, josta yhtiökokous ylipäätään voi päättää.

Kutsu lähetettävä kirjallisesti

Kutsu yhtiökokoukseen pitää asunto-osakeyhtiölain mukaan lähettää viimeistään viikkoa ennen kokousta, mutta taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on yleensä täsmällisempiä määräaikoja ja -muotoja kutsujen lähettämiselle. Kutsu ilmoitustaululla ei riitä, vaan se on syytä lähettää kirjallisesti kaikille osakkeenomistajille. Varsinkin kutsut taloyhtiön ulkopuolella asuville osakkeenomistajille tuppaavat usein tulemaan varsin myöhään.

– Onnistuneen kokouksen valmistelu lähtee ehdottomasti siitä, että kokouskutsukin laaditaan tarkasti ja huolellisesti. Siinä on ilmoitettava kaikki ne asiat, joita yhtiökokouksessa halutaan käsitellä: kokouksessa ei voida enää ottaa käsiteltäväksi kokouskutsun ulkopuolisia asioita. Myös hallituksen esitysten tulee olla tarkkaan harkittuja ja valmisteltuja sekä huolellisesti perusteltuja.

Asunto-osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä määritetään, ketkä ylipäätään voivat yhtiökokouksiin osallistua. Ensinnäkin kaikilla osakkeenomistajilla on lähtökohtaisesti oikeus olla paikalla. Jos yhden osakeryhmän omistaa monta yhteisomistajaa, heillä on lain mukaan oikeus osallistua yhteisen edustajan kautta. Hänen on aina esitettävä valtakirja. Laki sallii tähän kuitenkin poikkeuksen silloin, jos yhteisomistajat asuvat taloyhtiön rakennuksessa – silloin käy muunkinlainen selvitys.

Puolisoiden osalta on voimassa niin sanottu asemavaltuutus: kun toinen puolisoista osallistuu kokoukseen, hän saa äänestää koko osakeryhmän edestä ilman valtakirjaakin.

Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä saavat osallistua yhtiökokoukseen silloinkin, kun eivät ole osakkeenomistajia. Tilintarkastajilla on niin ikään läsnäolo-oikeus. Myös vuokralaiset ja muut asukkaat saavat osallistua yhtiökokoukseen tietyissä tilanteissa. Sellainen voi tulla eteen, kun käsiteltävänä on kaikkien asukkaiden oikeuksia ja asumista koskeva asia, esimerkiksi järjestysmääräysten muuttaminen, yhteisten tilojen korjaaminen tai käyttö. Äänioikeutta heillä ei luonnollisesti tällaisissakaan asioissa ole.

Laki sallii sen, että osakkeenomistaja ottaa yhtiökokoukseen mukaan avustajan. Avustaja voi olla kuka tahansa osakkeen omistajan haluama henkilö.

Tietoa asukaspalautekyselyn avulla

Yhtiökokouksen valmistelun ja koko taloyhtiön johtamisen kannalta on välttämätöntä, että hallituksella on riittävästi tietoa paitsi kiinteistöomaisuuden kunnosta, myös – ja ennen kaikkea – siitä, kuinka osakkaat ja asukkaat haluavat taloyhtiötä johdettavan. Tämän tahtotilan selvittämistä varten on syytä tehdä määräajoin kysely, jota varten on kehitetty kätevä työkalu. Sen avulla taloyhtiön hallitus saa nopeasti ja edullisesti arvokasta palautetietoa ohjaamaan taloyhtiön toimintaa ja kehittämistä. Kyselyn ansiosta hallitus saa tietoonsa odotuksia ja näkemyksiä myös niiltä osakkailta ja asukkailta, jotka syystä tai toisesta eivät osallistu yhtiökokouksiin. Lisätietoa tästä löytyy nettisivulta www.asukaspalaute.fi

Yhtiökokous on joka tapauksessa hyvä paikka kertoa asukaspalautekyselyn tuloksista. Niiden pohjalta voidaan virittää rakentavaa keskustelua taloyhtiön johtamisen suuntalinjoista ja painopisteistä.

www.asukaspalaute.fi